Insights
Wat Is Een Golden Record In Master Data Management?
Snel Naar:
- Wat Is Een Golden Record?
- Waarom Zijn Golden Records Belangrijk?
- Hoe Wordt Een Golden Record Aangemaakt?
- Waar Wordt Een Golden Record Beheerd?
- Golden Records En AI.
- Veelgestelde vragen
De gegevens over je klanten en producten zijn waarschijnlijk verspreid over meerdere systemen; CRM-, ERP- en PIM-systemen, e-commerceplatforms en andere applicaties bevatten allemaal waardevolle informatie, maar die informatie komt niet altijd overeen.
Een klant kan in verschillende systemen op meerdere manieren geregistreerd staan. Een product kan afhankelijk van het systeem andere namen, identificatienummers of kenmerken hebben. Wanneer deze records niet betrouwbaar aan elkaar kunnen worden gekoppeld, wordt het lastig om te bepalen welke informatie klopt en welke records dezelfde entiteit vertegenwoordigen.
Dit is één van de uitdagingen waarvoor Master Data Management (MDM) is ontwikkeld om op te lossen. Een Golden Record brengt gegevens uit meerdere bronnen samen tot één betrouwbare, consistente representatie van een klant, product of andere zakelijke entiteit.
Maar wat maakt een record precies ‘golden’? En hoe helpt een Golden Record organisaties om betrouwbare masterdata te creëren?
Wat Is Een Golden Record?
Een Golden Record is één beheerde en betrouwbare representatie van een entiteit uit de echte wereld, die ontstaat door gegevens uit meerdere bronnen te combineren. In plaats van simpelweg één bestaand record te kiezen, combineert een Golden Record informatie uit verschillende systemen en bepaalt het welke gegevens betrouwbaar zijn.
Een CRM-systeem kan bijvoorbeeld de actuele contactgegevens van een klant bevatten, terwijl een ERP-systeem accountinformatie bevat en een ander systeem aanvullende relatiegegevens opslaat. Door deze records aan elkaar te koppelen en regels voor datakwaliteit en datagovernance toe te passen, kan een MDM-oplossing de relevante informatie samenbrengen in één Golden Customer Record.
Hetzelfde principe kan worden toegepast op andere soorten masterdata. Een Golden Product Record biedt bijvoorbeeld een betrouwbare representatie van een product door productinformatie uit systemen zoals ERP en PIM, van leveranciers en uit e-commerceplatforms te combineren.
Het doel van een Golden Record is niet om de systemen met de oorspronkelijke gegevens te vervangen. Het creëert juist een betrouwbare masterdatarepresentatie die informatie uit verschillende systemen verbindt en de organisatie een consistent beeld geeft van de entiteiten waarmee zij werkt.
Waarom Zijn Golden Records Belangrijk?
Golden Records vormen een betrouwbare basis voor het werken met klantgegevens, productgegevens en andere masterdata. Ze helpen organisaties de datakwaliteit te verbeteren, consistente product- of klantdata te creëren en gegevens betrouwbaarder te gebruiken binnen afdelingen, processen en applicaties. Een Golden Record biedt je organisatie:
-
Betere Datakwaliteit
Minder dubbele, inconsistente en tegenstrijdige records.
-
Beter Inzicht In Klanten
Creëer één consistente klantidentiteit in verschillende systemen.
-
Betere Productinformatie
Zorg ervoor dat productinformatie is gebaseerd op één consistente productidentiteit.
-
Betrouwbaardere Analyses
Voorkom dat dezelfde klant of hetzelfde product meerdere keren wordt meegeteld.
-
Betere Klantbelevingen
Verschillende afdelingen kunnen werken vanuit een consistenter beeld van de klant.
-
Betrouwbaardere AI
AI applicaties ontvangen consistentere gegevens met meer context.
-
Betere Bedrijfsprocessen
Sales, marketing, klantenservice, commerce en andere processen kunnen werken met betrouwbare masterdata.
Hoe Wordt Een Golden Record Aangemaakt?
Een Golden Record aanmaken is meer dan records simpelweg samenvoegen of ontdubbelen. Het proces omvat het verzamelen van gegevens uit verschillende bronnen, bepalen welke records bij dezelfde entiteit uit de echte wereld horen en regels toepassen om een betrouwbare representatie te creëren.
Het proces bestaat doorgaans uit zeven stappen:
-
Gegevens Uit Meerdere Bronnen Verzamelen
Het proces begint met het samenbrengen van relevante gegevens uit de systemen waarin ze zijn opgeslagen. Bij klantgegevens kan het gaan om CRM-, ERP-, e-commerce- en klantenservicesystemen. Bronnen voor productgegevens kunnen ERP- en PIM-systemen, leverancierssystemen en e-commerceplatforms zijn.
-
De Gegevens Standaardiseren
Gegevens uit verschillende systemen gebruiken vaak uiteenlopende formaten en conventies. Standaardisatie zet deze informatie om naar een consistent formaat, zodat records eenvoudiger kunnen worden vergeleken en gekoppeld. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat namen, adressen, identificatienummers, eenheden of andere kenmerken worden gestandaardiseerd.
-
Records Koppelen
De volgende stap is bepalen welke records naar dezelfde entiteit uit de echte wereld verwijzen. Bij het koppelen kunnen identificatienummers, kenmerken of combinaties van gegevenspunten worden gebruikt om dubbele of verwante records te herkennen. Bij klanten betekent dit vaststellen of records in verschillende systemen bij dezelfde persoon of organisatie horen. Bij producten gaat het erom vast te stellen of records naar hetzelfde product verwijzen.
-
Records Samenvoegen
Zodra overeenkomende records zijn herkend, kan de relevante informatie worden samengevoegd tot één representatie van de entiteit. Dit vormt de basis voor de Golden Record, zonder dat de oorspronkelijke records in de bronsystemen moeten worden vervangen.
-
Regels Voor Waardebepaling Toepassen
Verschillende bronnen kunnen tegenstrijdige informatie bevatten. Regels voor waardebepaling bepalen welke waarde in zulke gevallen wordt gebruikt. Eén systeem kan bijvoorbeeld als gezaghebbende bron voor contactgegevens gelden, terwijl een ander systeem de voorkeursbron is voor een bepaald productkenmerk.
-
Valideren En Beheren
De resulterende Golden Record moet worden gecontroleerd aan de hand van de vereisten voor data kwaliteit en governance . Organisaties kunnen regels vastleggen voor nauwkeurigheid, volledigheid, consistentie en eigenaarschap. Data stewards kunnen records of conflicten beoordelen waarvoor menselijke tussenkomst nodig is.
-
Betrouwbare Data Beschikbaar Maken
Tot slot kunnen de betrouwbare mastergegevens beschikbaar worden gemaakt voor de systemen en processen die ze nodig hebben. Zo kunnen afdelingen en applicaties werken met een consistente representatie van de klant, het product of een andere zakelijke entiteit, terwijl de oorspronkelijke bronsystemen hun operationele functie behouden.
Wil Je Versnipperde Data Transformeren Naar Betrouwbare Golden Records?
Neem contact op en ontdek hoe Master Data Management (MDM) je organisatie kan helpen betrouwbare gegevens te creëren en te onderhouden.
Golden Customer Record Vs. Golden Product Record.
Het belangrijkste verschil tussen een Golden Customer Record en een Golden Product Record is wat de Golden Record vertegenwoordigt. Een Golden Customer Record biedt een betrouwbaar beeld van wie de klant is, terwijl een Golden Product Record een betrouwbaar beeld geeft van wat het product is. Beide passen dezelfde MDM-principes toe voor het verzoenen van gegevens, datagovernance en datakwaliteit, maar richten zich op verschillende soorten masterdata.
Wat Is Een Golden Customer Record?
Een Golden Customer Record ontstaat door klantinformatie uit verschillende bronnen met elkaar te verzoenen. Het kan basisgegevens over identiteit en contact, klant-ID’s, accountgegevens en relevante relaties bevatten. Zo ontstaat een betrouwbare klantidentiteit die in verschillende processen en applicaties kan worden gebruikt. Transactionele en gedragsgegevens, zoals aankopen, websitebezoeken en marketinginteracties, maken niet noodzakelijk deel uit van de Golden Record en kunnen in de systemen blijven waarin ze worden beheerd.
Wat Is Een Golden Product Record?
Een Golden Product Record ontstaat door productinformatie uit verschillende bronnen met elkaar te verzoenen. Het kan productidentificaties, namen, merken, classificaties, specificaties, afmetingen, kenmerken en relevante relaties bevatten. Zo ontstaat een consistente productidentiteit die in systemen zoals ERP, PIM en e-commerce kan worden gebruikt. Transactionele en gedragsgegevens, zoals bestellingen, verkoopgeschiedenis en productweergaven, maken niet noodzakelijk deel uit van de Golden Record en kunnen in de systemen blijven waarin ze worden beheerd.
De Rol Van PIM, ERP, CRM En MDM.
Verschillende bedrijfssystemen beheren verschillende soorten informatie. ERP-, CRM- en PIM-systemen zijn doorgaans belangrijke bronnen van masterdata, terwijl MDM de processen en governance biedt die nodig zijn om die informatie te combineren tot betrouwbare Golden Records.
- ERP (Enterprise Resource Planning) systemen bevatten doorgaans essentiële operationele en transactionele informatie over producten, leveranciers, klanten en financiële processen. Voor producten kan een ERP-systeem een belangrijke bron zijn voor identificatienummers, voorraadgegevens, prijzen en andere operationele kenmerken. Voor klanten kan het account-, facturatie- en financiële informatie bevatten.
- CRM (Customer Relationship Management) systemen beheren voornamelijk klant- en relatiegegevens. Ze kunnen klantidentiteiten, contactgegevens, accountinformatie en interacties met sales- en serviceteams bevatten. Daardoor is CRM een belangrijke bron bij het aanmaken van een Golden Customer Record, hoewel CRM niet noodzakelijk voor elk klantkenmerk de gezaghebbende bron is.
- PIM (Product Information Management) systemen richten zich specifiek op productinformatie en verrijking. Ze kunnen productbeschrijvingen, specificaties, kenmerken, classificaties, digitale assets en andere informatie bevatten die nodig is om producten consistent te presenteren via sales- en marketingkanalen. Een PIM-systeem kan daarom een belangrijke bron zijn voor een Golden Product Record, vooral voor productcontent die moet worden verrijkt en verspreid.
- MDM (Master Data Management) biedt de processen en governance die nodig zijn om deze bronnen met elkaar te verzoenen. In plaats van ERP, CRM of PIM simpelweg te vervangen, kan MDM informatie uit verschillende systemen samenbrengen , dubbele of overeenkomende entiteiten oplossen, regels voor datakwaliteit en governance toepassen en bepalen welke informatie betrouwbaar is. Zo kan de organisatie een Golden Record creëren en onderhouden die met relevante systemen en processen kan worden gedeeld.
In deze opzet kunnen ERP, CRM en PIM fungeren als bronnen van masterdata, terwijl MDM het raamwerk biedt om een betrouwbaar, beheerd en consistent beeld van die gegevens te creëren. De precieze rol van elk systeem hangt af van de architectuur van de organisatie en van welk systeem voor een bepaald gegevenskenmerk als gezaghebbend wordt beschouwd.
Waar Wordt Een Golden Record Beheerd?
Afhankelijk van de architectuur kan het beheerde record worden onderhouden in een MDM-platform, een andere masterdatalayer of een gespecialiseerd domeinsysteem. De belangrijkste vraag is niet waar de Golden Record zich bevindt, maar waar de betrouwbare masterrepresentatie wordt beheerd en onderhouden.
De Golden Record vervangt niet noodzakelijk de systemen waarin de oorspronkelijke gegevens zijn opgeslagen. Afhankelijk van de architectuur kunnen ERP, CRM, PIM en andere bronsystemen naast de beheerde representatie blijven functioneren. De Golden Record biedt een betrouwbaar en beheerd beeld waarin informatie uit deze bronnen wordt verbonden en verzoend.
Golden Records En AI.
AI kan grote hoeveelheden informatie verwerken, maar blijft afhankelijk van de kwaliteit en context van de invoer.
Als één klant voorkomt als meerdere niet-gekoppelde entiteiten, kan een AI-toepassing een onvolledig beeld krijgen.
Als hetzelfde product in verschillende systemen tegenstrijdige identificatienummers of kenmerken heeft, kan door AI gegenereerde productcontent of kunnen aanbevelingen op inconsistente informatie zijn gebaseerd.
Als klant- of productgegevens over verschillende systemen zijn versnipperd, kunnen AI-toepassingen onvolledige, dubbele of tegenstrijdige informatie ontvangen. Een Golden Record biedt een consistente entiteitsidentiteit en betrouwbare masterdatacontext die AI-toepassingen naast transactionele en gedragsgegevens kunnen gebruiken.
Van Meerdere Records Naar Eén Betrouwbare Entiteit.
Organisaties hebben vaak niet te weinig gegevens. Ze missen een betrouwbare manier om te bepalen welke gegevens bij elkaar horen en welke informatie kan worden vertrouwd.
Een Golden Record pakt dit probleem aan door informatie uit meerdere systemen om te zetten in een betrouwbare representatie van een entiteit uit de echte wereld. Voor klanten levert dit een Golden Customer Record op. Voor producten kan dit een Golden Product Record opleveren. Binnen MDM vormen deze beheerde records de basis voor consistente gegevens in de hele organisatie.
Veelgestelde Vragen
Creëer Een Betrouwbaar Beeld Van Je Data.
Een Golden Record geeft je organisatie een consistente, betrouwbare representatie van klanten, producten en andere belangrijke zakelijke entiteiten. Maar het creëren en onderhouden van deze records vraagt meer dan alleen het verwijderen van dubbele gegevens.
Ontdek hoe Master Data Management je kan helpen gegevens uit verschillende systemen te verbinden, de datakwaliteit te verbeteren en een betrouwbare basis te creëren voor bedrijfsprocessen en AI-toepassingen.
Wil je ontdekken wat betrouwbare masterdata voor je organisatie kan betekenen?
Neem Contact Op met onze MDM-experts.
