PIM: Optimaal Beheer van Productinformatie

Of het nu gaat om inkoop, logistiek, sales, of marketing, productdata zijn de drijvende kracht achter effectieve bedrijfsvoering. Denk aan productpagina’s in webshops, verleidelijke e-mailcampagnes en informatieve brochures. Consistente en betrouwbare productinformatie is hierbij de sleutel tot succes. Maar hoe zorg je ervoor dat je deze informatie efficiënt en effectief beheert, verrijkt en verspreidt over de verschillende kanalen waar je klanten zich bevinden? Hoe waarborg je dat je productinformatie altijd volledig, consistent en up-to-date is? En hoe zorg je ervoor dat je producten sneller, beter en makkelijker op de markt brengt? Het antwoord op al deze vragen is simpel: een PIM-systeem.

Wat is PIM?  

PIM staat voor Product Information Management, een benadering die organisaties in staat stelt om productdata op een efficiënte manier te verzamelen, beheren en op consistente wijze te verspreiden naar diverse sales- en marketingkanalen. Een PIM-systeem fungeert als de centrale hub voor al je productinformatie. Maar wat betekent dat precies?

Een PIM-systeem is geïntegreerd in andere systemen binnen je organisatie, en fungeert als de schakel tussen de bronnen van productinformatie aan de ene kant (zoals ERP, PLM en leveranciersgegevens) en de externe kanalen voor informatieverspreiding aan de andere kant (zoals de webshop, CMS, catalogus en productbladen). Het voorkomt fouten, dubbele invoer en inconsistenties door synchronisatie en validatie van productdata met andere systemen.

Hiermee creëer je een “Single Source of Truth” voor je bedrijf, waardoor je toegang hebt tot alle productinformatie op één betrouwbare locatie. De kwaliteit en consistentie van je productdata worden bewaakt met validatie- en verrijkingsregels, en specifieke rechten en rollen bepalen wie toegang heeft tot welke informatie.

Met een PIM-systeem kun je productdata gemakkelijk aanpassen en met slechts een paar klikken publiceren op al je verkoopkanalen. Dit stelt je in staat om producten overtuigender te presenteren met rijke en relevante content, zoals afbeeldingen, video’s, handleidingen en reviews. Bovendien maakt het geavanceerde zoekfuncties en filters mogelijk, waardoor producten gemakkelijker vindbaar worden.

Wat Beheert PIM?  

Met PIM kun je zowel je basisdata van de producten beheren als de verrijking hiervan. Een PIM-systeem beheert diverse soorten productstructuren en productdata:

Productstructuren  

1. Primaire Productstructuur  

In een PIM systeem kun je meerdere structuren beheren. De primaire structuur (ook wel basisstructuur of main hierarchy genoemd), dient zo ingericht te worden dat de principes van overerving van kenmerken en kenmerkwaarden optimaal is. Aan de ‘onderkant’ van de structuur kan de product-artikel-variant structuur ingericht worden.

2. Andere Product- en Classificaties Structuren  

Naast bovengenoemde structuur worden vaak ook nog een of meer classificaties ingericht. Denk hierbij aan de GS1, ETIM of eClass classificatie. Daarnaast is het gebruikelijk om ook de output structuren, zoals bijvoorbeeld de web-hiërarchie, in PIM te modelleren. Voordeel hiervan is dat producten dan automatisch in de diverse hiërarchieën geclassificeerd kunnen worden en dat er ook een ‘single-version-of-the truth’ ontstaat.

Typen Product Data  

1. Productkenmerken  

Dit type productdata omvat specifieke eigenschappen en details van een product, zoals de afmetingen, het materiaal, het merk, technische specificaties, de kleur en natuurlijk het artikelnummer, de productnaam en een of meerdere marketing teksten.

2. Logistieke Data  

In PIM wordt ook logistieke data beheert. Naast de hierboven genoemde kenmerken zoals lengte, breedte, hoogte en gewicht is het ook belangrijk om de verpakkingseenheid (Unit of Measure) te beheren. Denk bijvoorbeeld aan een pennenset waarin 5 pennen zitten. Deze set kan dan verpakt zijn in een doos met bijvoorbeeld 40 sets. En van deze dozen kunnen er bijvoorbeeld 16 op een pallet. Ziedaar het ontstaan van de zogenaamde verpakking hiërarchie die veelal ook in een PIM systeem beheert wordt.

3. Productreferenties  

PIM beheert ook productreferenties, waaronder upsells (aanvullende producten die de klant zou kunnen overwegen), cross-sells (aanvullende producten die gerelateerd zijn aan wat de klant al heeft geselecteerd), accessoires, opvolgend product en eigen merk alternatieven. Dit helpt bij het bevorderen van aanvullende aankopen en het bieden van alternatieven aan de klant.

4. Beeldmateriaal  

Naast tekstuele en numerieke informatie bestaat productdata ook uit beeldmateriaal (digital assets). Dit betreft onder andere foto’s, productvideo’s, logo’s en icoontjes, maar ook productinformatie die in PDF’s is vastgelegd zoals veiligheids- en/of duurzaamheidscertificaten. Alle PIM systemen hebben wel een Digital Asset module. Afhankelijk van de behoeften van een organisatie volstaat deze module of kan gebruik worden gemaakt van een zelfstandig DAM systeem. In dit geval bevat het PIM systeem alleen de links naar en meestal ook de thumbnails van het beeldmateriaal in het DAM systeem. Hierdoor is in het PIM systeem altijd een integraal overzicht van de productdata beschikbaar.

5. eCommerce Data  

Om tot een optimale klantbeleving en hoge SEO te komen, is het wenselijk om ook key words en synoniemen in PIM te beheren. Dit kan als attribuut of als metadata bij bovengenoemd beeldmateriaal.

6. Sustainability Data  

Duurzaamheid wordt steeds belangrijker voor bedrijven. Om aan de verwachtingen van klanten en toenemende eisen van de overheid te kunnen voldoen, dient additionele informatie bijgehouden te worden. Denk hierbij aan de samenstelling van batterijen die gebruikt worden, de samenstelling van verpakkingsmateriaal en in de toekomst ook de samenstelling van product (materialen), alsook de herkomst. Op basis van deze informatie kan het nog in ontwikkeling zijnde Digitale Product Paspoort worden gecreëerd en bijgehouden.

7. Productreviews en Ratings  

PIM-systemen kunnen ook informatie bevatten over productreviews en ratings. Deze informatie wordt niet in het PIM systeem zelf beheert maar veelal in een eCommerce platform of gerelateerde module. De data kan echter toegevoegd worden aan het PIM systeem via een interface. Hierdoor ontstaat in PIM een 360o view van een product.

Waarom is een PIM Systeem Belangrijk?  

PIM heeft drie effecten op je organisatie: verbeterde customer engagement, verhoogde efficiëntie en effectiviteit van medewerkers, en groei van de omzet.

1. Customer Engagement  

Om de vindbaarheid van producten op een website of in een catalogus te optimaliseren, zijn consistente, rijke en kwalitatieve productdata nodig. Het is van belang dat deze data hetzelfde zijn op alle kanalen, anders kan dit de klant verwarren en haakt hij wellicht af. Bovendien weerspiegelt de kwaliteit van de productinformatie het imago van je merk. En goede productdata, zoals de technische specificaties van een laptop, zorgen ervoor dat je klanten het juiste product bestellen. Dit leidt tot verlaging van het aantal retouren.

2. Efficiëntie en Effectiviteit  

PIM verlaagt kosten door de efficiëntie van werknemers te verhogen. Door je bedrijfsprocessen te optimaliseren en je door een goed PIM-systeem te laten ondersteunen, kun je de hoeveelheid handmatig werk verminderen en de time-to-market aanzienlijk versnellen. Bovendien leiden betere productdata tot een verhoogde doeltreffendheid van zowel de sales- als de marketingorganisatie.

3. Groei  

PIM draagt bij aan de groei van een bedrijf door de vindbaarheid van de website te verbeteren (SEO) en meer traffic te genereren. Goede productdata verhogen de kans op het verhogen van de conversieratio en het vullen van winkelmandjes dankzij cross-selling en upselling. Een kwalitatieve productdatabase kan de mogelijkheid voor fusies of overnames versnellen door een snellere bepaling van overlap in assortimenten.

Voor Wie is een PIM-systeem Belangrijk?  

Een Product Information Management (PIM)-systeem is van onschatbare waarde voor diverse stakeholders binnen een organisatie, en gaat verder dan alleen de IT-afdeling en productdata-specialisten. PIM helpt zowel interne als externe stakeholders, omdat het ervoor zorgt dat informatie over producten makkelijk te vinden en te gebruiken is.

1. Business Stakeholders  

Binnen de organisatie zijn er diverse stakeholders die aanzienlijk profiteren van de implementatie van een PIM-systeem. Marketeers ervaren de waarde ervan bij het creëren van effectieve campagnes, terwijl e-commerce managers profiteren van verbeterde online vindbaarheid en hogere conversieratio’s. Voor category managers vormt PIM een krachtig instrument voor het digitaal beschikbaar stellen van assortimenten, terwijl sales profiteert van toegang tot hoogwaardige productinformatie. Inkopers ervaren een gestroomlijnd proces voor het verkrijgen van kwalitatieve productcontent van leveranciers. Terwijl supply chain professionals baat hebben bij nauwkeurige logistieke data, wat bijdraagt aan het optimaliseren van opslag- en transportefficiëntie.

2. Ondersteunende Stakeholders  

Tegelijkertijd spelen ondersteunende stakeholders een sleutelrol bij het waarborgen van de optimale werking van het PIM-systeem. Als beheerder van productdata is het essentieel dat het PIM-systeem eenvoudig kan inladen, massaal kan updaten, eenvoudig zoekt en dashboards biedt voor het beoordelen van de kwaliteit van productdata. In de IT-afdeling is naadloze communicatie tussen systemen van groot belang. Applicatiebeheerders moeten nieuwe gebruikers kunnen toevoegen, datamodellen kunnen aanpassen en businessregels kunnen integreren om de datakwaliteit te verbeteren.

3. Externe Stakeholders  

Extern, aan de klantzijde, speelt PIM een cruciale rol in het voldoen aan consumentenbehoeften en het opbouwen van vertrouwen. Klanten profiteren van een verbeterde zoekervaring en hebben toegang tot correcte en volledige productinformatie, wat de perceptie van de algehele dienstverlening van een bedrijf positief beïnvloedt. Aan de leverancierszijde vergemakkelijkt PIM de efficiënte elektronische aanlevering van rijke productdata, wat de samenwerking met afnemers optimaliseert door gebruik te maken van dezelfde data-taal.

Conclusie  

Een PIM systeem is een onmisbare tool voor elke organisatie die veel (online) producten verkoopt of wil verkopen. Met een PIM systeem kun je:

• Productinformatie efficiënt en effectief beheren, verrijken en verspreiden over de verschillende kanalen waar je klanten zich bevinden;
• Producten sneller, beter en makkelijker op de markt brengen met volledige, consistente en up-to-date informatie;
• Producten overtuigender presenteren met rijke en relevante content;
• Producten makkelijker vindbaar maken met geavanceerde zoekfuncties en filters;
• Productdata synchroniseren en valideren met de andere systemen binnen of buiten je organisatie.

Een PIM systeem helpt je om de kwaliteit van je productinformatie te verbeteren, de klanttevredenheid te verhogen en de conversie te verhogen. Kortom, een PIM systeem is de sleutel tot effectief productinformatiebeheer.