Insights
PIM 101: Alles Wat Je Moet Weten Over Product Information Management.
Productdata is overal. En naarmate het productassortiment van jouw organisatie groeit, wordt het steeds lastiger om al die informatie goed te beheren. Dit is waar Product Information Management (PIM) om de hoek komt kijken.
Of jouw organisatie nu actief is binnen retail, groothandel of e-commerce: dit blog geeft je een duidelijk overzicht van wat PIM is, wat de voordelen zijn en hoe je het juiste PIM-systeem kiest voor jouw bedrijf. Ook ontdek je wanneer het tijd is om je huidige oplossing te vervangen en hoe Squadra je daarbij kan helpen.
Snel naar:
- Wat is PIM?
- Voordelen van PIM
- Wat is het beste PIM-systeem voor jouw organisatie?
- Hoe het juiste PIM-systeem kiezen?
- Wat kost een PIM-systeem?
- Wanneer je huidge systeem vervangen?
- Veelgestelde vragen
Wat Is PIM?
PIM staat voor Product Information Management. Het staat voor de systemen én processen die worden ingezet voor het centraal beheren van productdata binnen organisaties.
Een PIM-systeem is een centraal platform om productdata zoals specificaties, beschrijvingen, vertalingen en (indien gewenst) prijsinformatie te verzamelen, beheren, verrijken en delen. Voor digitale assets zoals afbeeldingen en video’s wordt vaak een DAM-systeem gebruikt, dat geïntegreerd kan worden met het PIM-systeem.
In plaats van werken met losse Excel-sheets of verouderde databases, heb je met een PIM-systeem één betrouwbare bron van waarheid. Dit zorgt voor snellere productlanceringen, minder fouten en consistente productinformatie op al je kanalen.
Een belangrijk aspect van Product Information Management is niet alleen het centraliseren van productdata, maar ook het op een consistente en gestructureerde manier vastleggen ervan. Een PIM-systeem vormt de centrale plek waar productinformatie van leveranciers, fabrikanten en interne stakeholders samenkomt. Hier wordt data samengevoegd, gevalideerd, verrijkt en beheerd volgens een bedrijfsbrede standaard of een relevante branchestandaard. Dit zorgt voor hogere datakwaliteit, efficiëntere samenwerking en maakt het eenvoudiger om productinformatie uit te wisselen met leveranciers, klanten, marketplaces en andere zakelijke partners.
Kortom: een PIM-systeem maakt het beheren van productdata eenvoudiger, slimmer en schaalbaar.
Wat Zijn De Voordelen Van PIM?
Het implementeren van een PIM-systeem levert veel voordelen op, met name voor organisaties die beschikken over een uitgebreid productassortiment dat wordt verkocht via meerdere (online) verkoopkanalen:
- Eén bron van waarheid: Voorkom dubbele data en handmatige fouten. Iedereen werkt met dezelfde productinformatie.
- Snellere time-to-market: Nieuwe producten of updates kunnen in één keer over al je kanalen worden gepubliceerd.
- Betere klantervaring: Rijke, complete productinformatie informeert je klanten en verbetert vindbaarheid, SEO en conversieratio’s.
- Slimmere workflows: Automatiseer repetitieve taken zoals categorisering, vertalingen of goedkeuringen.
- Schaalbare groei: Beheer eenvoudig duizenden, of zelfs miljoenen SKU’s voor meerdere landen of labels.
- Betere samenwerking: Marketing-, product- en e-commerceteams werken efficiënter samen.
- Slimme automatisering en AI: Moderne PIM-systemen maken gebruik van AI om veel tijdrovende en foutgevoelige processen te automatiseren.
- Directe kanaalkoppelingen (data-syndicatie): Publiceer productdata niet alleen naar je webshop, maar ook rechtstreeks naar marketplaces en social commerce.
Duurzaamheid en ESG
Naast alle bovengenoemde punten, draagt een PIM-systeem ook bij aan duurzaamheidstransparantie en ESG-doelstellingen.
Steeds meer organisaties willen transparant communiceren over materialen, herkomst, verpakkingen en CO2-voetafdruk. Moderne PIM-systemen ondersteunen het vastleggen en beheren van deze gegevens, zodat je eenvoudig rapportages kan maken, aan (toekomstige) regelgeving voldoet - zoals het Digital Product Passport (DPP), Corporate Sustainability Directive (CSRD) of Ecodesign for Sustainable Products Regulation (ESPR) - en klanten helpt bewuste keuzes te maken.
Real-time personalisatie
Personalisatie vormt één van de belangrijkste trends binnen e-commerce en draagt bij aan een optimale klantervaring. Klanten verwachten steeds meer dat bedrijven hen herkennen en op maat gemaakte ervaringen bieden, zowel binnen eigen webshops als via externe verkoopkanalen. Hyperpersonalisatie vormt de volgende stap, waarbij AI en machine learning personalisatie naar een nieuw niveau tillen
PIM levert de rijke, consistente productdata die deze personalisatie- en recommendation-engines nodig hebben. Denk aan contextuele sortering of aanbevelingen op basis van gedrag of locatie. Met goede integraties kunnen je digital shelves zich in real-time aanpassen aan de klant en context.
Welk PIM-Systeem Past Het Best Bij Mijn Organisatie?
Er bestaat geen one-size-fits-all PIM oplossing die past bij elk bedrijf. Sommige tools richten zich meer op gebruiksvriendelijkheid, terwijl anderen extreem configureerbaar zijn voor complexe omgevingen. Het beste PIM-systeem selecteer je o.a. op basis van de eisen, doelen en ambities van jouw organisatie.
Bekende PIM-systemen zijn bijvoorbeeld:
- Syndigo
- Contentserv
- Stibo Systems (STEP)
- Akeneo
- ConnectingTheDots
- PimCore
Squadra helpt je bij het selecteren van het juiste systeem door middel van een gestructureerd en leveranciersonafhankelijk PIM RfP-proces (Request for Proposal). Op basis van jouw doelstellingen, bedrijfs- en organisatiekenmerken en technische omgeving kijken we welke oplossing het best bij jouw behoeften past, nu en in de toekomst.
Hoe Kies Je Het Juiste PIM-systeem?
Het selecteren van een PIM-systeem is meer dan een vergelijking van functionaliteiten. Je moet kijken naar wat past bij jouw organisatie, de processen en het bestaande IT-landschap.
Een aantal belangrijke stappen:
- Bepaal je doelen: Wat wil je precies bereiken als organisatie?
- Breng je wensen in kaart: Denk aan producttypes, aantal SKU’s, kanaalintegraties en talen.
- Betrek de juiste mensen: Betrek stakeholders uit zowel e-commerce, marketing, product en IT.
- Vergelijk objectief: Laat je niet verleiden door mooie demo’s, maar evalueer op basis van jouw eisen en behoeften.
- Plan voor implementatie: Denk na over toekomstige integraties, datamigratie en training.
- Denk composable: Kies een PIM dat eenvoudig koppelt met andere systemen, zoals je webshop of ERP. Zo blijft productinformatie overal consistent en zit je niet vast aan één systeem.
- Beoordeel AI-mogelijkheden: vraag in je RfP om concrete use-cases (bv. automatische categorisering, NLP-beschrijvingen, datakwaliteitsscores) en toets AI-prestaties op jouw dataset in plaats van generieke demo’s.
Dit is waar Squadra in beeld komt. Onze PIM-experts ondersteunen je gedurende het hele selectieproces, van het vormgeven van je business case tot het uitvoeren van vergelijkingen met meer dan 400 vooraf gedefinieerde selectiecriteria. Zo weet je zeker dat je het systeem kiest dat echt past bij jouw organisatie en doelen.
Lees hier meer over Squadra’s PIM RfP-aanpak .
Wat Kost Een PIM-systeem?
Er is geen eenvoudig antwoord op de vraag wat een PIM-systeem kost, aangezien de prijzen aanzienlijk uiteen kunnen lopen afhankelijk van o.a.:
- Het aantal producten (SKU’s) en attributen
- Het aantal gebruikers en teams
- Het niveau van maatwerk en integratie
- Cloud- vs. on-premise oplossingen
Instapmodellen beginnen bij enkele duizenden euro’s per jaar. Enterprise-implementaties met custom workflows en internationale uitrol kunnen oplopen tot enkele tonnen.
Maar belangrijker: de echte waarde van een PIM-systeem zit in de efficiëntiewinst, snellere productlanceringen en het voorkomen van kostbare fouten. Een goed PIM-systeem verdient zichzelf snel terug.
Wanneer Is Het Tijd Om Je Huidige PIM-Systeem Te Vervangen?
Misschien heeft jouw organisatie al PIM-systeem, of werk je nog met tools zoals Excel om je productdata te beheren. Dit zijn een aantal signalen binnen je organisatie die aangeven dat het tijd wordt voor een upgrade:
- Er wordt (nog steeds) veel tijd besteed aan handmatig productdatabeheer.
- Het is lastig om op te schalen of nieuwe verkoopkanalen toe te voegen.
- Data-updates zijn traag en foutgevoelig.
- Er is geen ondersteuning voor meertalige of omnichannel behoeften.
- Het bestaande systeem is verouderd of moeilijk te onderhouden.
Als je huidige oplossing voor productdatabaheer een bottleneck vormt in het bereiken van jouw bedrijfsdoelen, wordt het tijd om vooruit te kijken!
FAQ: Veelgestelde Vragen Over PIM
Is jouw organisatie op zoek naar deskundig advies over PIM en PIM-systemen?
Squadra helpt je jouw productdata slim te beheren: strategisch, technisch en efficiënt.
Neem contact met ons op of bekijk onze PIM-diensten om meer te weten te komen.
