Lean MDM

Squadra MDM heeft het afgelopen jaar samen met de door haar geleide Shopping Tomorrow expertgroep de toepassing van Lean op datamanagement onder de loep genomen en wat blijkt is dat er hele praktische handvatten uit zijn te destilleren.

Masterdata Management (MDM) is gericht op het ”gestandaardiseerd, compleet en correct” vastleggen van basisinformatie. Dit vergt zorgvuldigheid, regels en procedures. Dat staat vaak op gespannen voet met een organisatie die snel nieuwe producten/productgroepen, klanten, leveranciers, etc. wil introduceren. Het is de uitdaging om als MDM-organisatie het tempo van veranderingen binnen de organisatie te kunnen volgen maar welke eisen stel dit aan de organisatie, processen en systemen? Kunnen de Lean principes, ooit bedacht door Toyota in de vorige eeuw, hier wellicht uitkomst bieden?

Lean richt zich op het voorkomen van verspilling in tijd en menskracht door af te rekenen met Muda, Mura en Muri. Dit zijn drie Japanse begrippen die staan voor verspilling, pieken & dalen (variatie) en overbelasting. Het toepassen van de Lean principes op Master Data Management in de gebruiksfase levert bruikbare handvaten op voor elke MDM-organisatie.

Muda (verspilling)  

Alle activiteiten die geen waarde toevoegen kunnen worden gezien als verspilling. Denk hierbij aan overproductie, overbodig transport, buffervoorraden, wachten, skills die niet benut worden, inefficiënte processen en fouten.

Denk bij MDM aan:

• Op 1 plaats vastleggen i.p.v. in meerdere systemen dezelfde informatie invoeren
• Zoveel mogelijk stroomopwaarts in de keten de masterdata vastleggen
• First time right: voorkom noodzakelijke correcties van fouten
• Een gestroomlijnd en zoveel mogelijk geautomatiseerd proces

Mura (pieken & dalen)  

Pieken en dalen ziet men in een organisatie als het op maandag heel druk is en er op vrijdag niks te doen is. Of als het eerste deel van het productieproces soepel verloopt, maar de snelheid er later in het proces altijd uitgaat.

Denk bij MDM aan:

• Pieken bij invoer van nieuwe artikelen, zoals seizoensgebonden collecties. De pieken kunnen tot gevolg hebben dat de processen die afhankelijk zijn van deze Master Data vertraging oplopen (bijv: time-to-market). Probeer te zorgen voor ”flow”, bijvoorbeeld door data onderhoud bewust te plannen buiten bekende piekmomenten.

Muri (overbelasting)  

Als mensen lang te veel moeten werken, raken ze overspannen. Dit geldt ook voor machines of materiaal. Kwaliteit en capaciteit spelen hierbij een rol.

Denk bij MDM aan:

• Data stewards die lange tijd onder druk staan vanwege slechte datakwaliteit en waarbij:
• De juiste tools ontbreken om de datakwaliteit te verbeteren
• Goede KPI’s ontbreken of niet worden gecommuniceerd waardoor de prestaties van data stewards niet worden gewaardeerd
• Verouderde en overbelaste IT-infrastructuur of MDM-systeem, waardoor het systeem traag en instabiel wordt

Lean principes staan vandaag de dag op vele plaatsen (weer) in de belangstelling, wellicht ook omdat het goed aansluit bij duurzaamheid initiatieven. Kern is tenslotte om verspilling tegen te gaan en efficiënter te werken. Ook voor MDM zijn hier wel 1 of meerdere lessen uit te trekken. Door het volgen van de Lean principes kunnen betere MDM oplossingen worden gerealiseerd. Toch blijft het een uitdaging om MDM leaner te maken en dit blijvend te verankeren in organisaties.