Insights
Digital Product Passport: voorkom Extra Werk Op Weg Naar Compliance.
Het DPP is een digitale identiteitskaart voor producten die vanaf 2027 gefaseerd verplicht wordt gesteld door de Europese Unie. Via het scannen van QR-codes op producten kunnen consumenten meer inzicht krijgen in o.a. de materialen, herkomst, duurzaamheid van een product. Het DPP draait dus om data. De scan vanaf een product, verpakking of label is slechts het startpunt. De grotere uitdaging ligt in alles wat daarachter georganiseerd moet worden. Het Digital Product Passport stelt hiermee de beschikbaarheid, betrouwbaarheid en herleidbaarheid van productdata door de hele keten op de proef
Snel naar:
- Verschillende gebruikers, verschillende informatiebehoeften
- Belangrijk: een betrouwbare bron voor productdata
- Data Governance voor DPP
- Mogelijke valkuilen bij DPP-voorbereiding
- Hoe voorbereiden op DPP compliance?
- Van compliance naar structurele datavolwassenheid
Een Digital Product Passport vraagt om betrouwbare productdata, duidelijke processen, goede koppelingen tussen systemen en afspraken over eigenaarschap en toegang. Wanneer deze processen onvoldoende zijn ingericht, kan DPP-compliance leiden tot extra handwerk, dubbele controles, losse bestanden en versnipperde informatie.
Een Digitaal Productpaspoort is geen statische productpagina waarop iedereen dezelfde informatie te zien krijgt. Het paspoort ontsluit productinformatie contextafhankelijk: afhankelijk van wie het product scant, wordt bepaald welke informatie zichtbaar wordt.
Op deze manier krijgt elke doelgroep toegang tot precies de informatie die voor hen relevant is:
- Consumenten: informatie over materiaalgebruik, herkomst en reparatiemogelijkheden.
- Ketenpartners: technische specificaties, certificeringen en logistieke gegevens.
- Toezichthouders: compliance-informatie en conformiteit met wetgeving.
- Recyclers: uit welke componenten bestaat een product bestaat en hoe worden deze verwerkt?
De datadrager (in de regel vaak een QR-code powered by GS1) is daarbij vooral de toegangspoort. De werkelijke waarde zit in de onderliggende data, de structuur en de afspraken die bepalen wie welke informatie te zien krijgt.
Verschillende gebruikers, verschillende informatiebehoeften
Voor organisaties betekent de invoering van het Digital Productpaspoort dat productdata niet langer alleen intern of kanaalspecifiek wordt gebruikt. Dezelfde productdata moet op meerdere manieren beschikbaar worden gesteld, afhankelijk van de gebruiker en de context.
DPP-compliance vraagt om meer dan het verzamelen van productinformatie. Organisaties moeten bepalen welke data nodig is, waar die data staat, hoe actueel die is, wie eigenaar is en onder welke voorwaarden deze gedeeld mag worden.
Wanneer deze afspraken ontbreken, ontstaat bijvoorbeeld het risico dat verschillende afdelingen dezelfde informatie apart gaan verzamelen, controleren of verrijken. Dat zorgt niet alleen voor meerwerk, maar vergroot ook de kans op inconsistenties tussen bronnen.
Belangrijk: een betrouwbare bron voor productdata
Een belangrijk uitgangspunt bij DPP is dat informatie betrouwbaar gekoppeld moet zijn aan de juiste productidentiteit. Dat wordt ingewikkelder wanneer productdata verspreid staat over PIM, ERP, PLM, MDM, leveranciersportalen, compliancebestanden en losse spreadsheets.
In deze situaties kunnen vragen ontstaan als:
- Welke bron is leidend?
- Welke data is actueel?
- Welke certificering hoort bij welk product?
- Welke informatie mag extern gedeeld worden?
- Wie past data aan wanneer informatie ontbreekt of verouderd is?
- Hoe wordt voorkomen dat dezelfde data op meerdere plekken wordt bijgehouden?
Het risico is dat DPP-compliance geen structureel dataproces wordt, maar een reeks correctierondes richting elke deadline, productgroep of rapportagevraag.
DPP raakt meerdere systemen en afdelingen
De voorbereiding op het DPP ligt niet bij één afdeling. Productdata raakt marketing, e-commerce, IT, compliance, sustainability, procurement, supply chain en category management.
Ook systemen spelen binnen organisaties elk een andere rol. Een PIM-systeem kan belangrijk zijn voor commerciële productinformatie en kanaalpublicatie. ERP bevat vaak artikel-, logistieke en operationele data. PLM kan relevant zijn voor productspecificaties en materiaalinformatie. MDM helpt om kerngegevens consistent te beheren. Leveranciersportalen kunnen nodig zijn om data uit de keten te verzamelen.
Een Product Information Management (PIM) -systeem als basis voor DPP-compliance. Het werkt als de *centrale bron van waarheid* voor alle productinformatie. Een PIM-systeem verzamelt productkenmerken, afbeeldingen, technische specificaties en documenten op één centraal punt. Dit zorgt ervoor dat elke wijziging in je data automatisch doorstroomt naar al je kanalen, zonder dit handmatig te hoeven kopiëren.
Als bronnen en processen niet goed op elkaar aansluiten of bij het ontbreken van een centrale bron van waarheid, kunnen verschillende vormen van meerwerk rondom productdata ontstaan. Denk aan handmatige exports, aanvullende controles, extra afstemming tussen afdelingen, dubbele invoer of het opnieuw opvragen van leveranciersinformatie die eerder al ergens is aangeleverd.
De uitdaging rondom DPP-compliance is daarom niet alleen technisch. Het gaat vooral om de vraag hoe data door de organisatie beweegt, wie welke stap uitvoert en hoe wijzigingen worden beheerd.
Data Governance voor DPP
Een DPP dat voldoet aan de wet- en regelgeving vraagt om duidelijke governance. Niet als papieren beleid, maar als praktische set afspraken die in dagelijkse processen werkt.
Daarbij is het belangrijk dat binnen organisaties o.a. een antwoord beschikbaar is op de volgende vragen:
- Welke productdata is verplicht, wenselijk of contextafhankelijk?
- Welke systemen zijn bronhoudend voor welke data?
- Wie is eigenaar van productinformatie, certificaten en duurzaamheidsdata?
- Hoe wordt datakwaliteit gecontroleerd?
- Hoe worden wijzigingen bijgehouden?
- Welke informatie is publiek toegankelijk en welke informatie alleen voor specifieke ketenpartners?
- Hoe wordt bewijsvoering vastgelegd richting compliance?
- Hoe voorkom je dat dezelfde data op meerdere plekken handmatig wordt bijgehouden?
Wanneer data governance onvoldoende praktisch is ingericht, ontstaat het risico dat teams om bestaande processen heen gaan werken. Bijvoorbeeld met aparte Excel-bestanden, tijdelijke exports, gedeelde mappen of handmatige controles naast de bronsystemen.
Dat kan op korte termijn helpen om informatie alsnog beschikbaar te krijgen. Maar op langere termijn kan het leiden tot extra beheerlast, onduidelijk eigenaarschap en minder grip op datakwaliteit.
Mogelijke valkuilen bij DPP-voorbereiding
DPP-compliance kan onnodig arbeidsintensief worden wanneer organisaties te laat ontdekken dat hun data en processen niet goed aansluiten. Een aantal veelvoorkomende valkuilen:
Slecht georganiseerde productdata is niet alleen een kwaliteitsprobleem; het wordt vooral een procesprobleem. Hoe onduidelijker de structuur, hoe meer tijd teams kwijt zijn aan terugkerende handmatige werkzaamheden, zoals:
- Zoeken: waar staat de juiste informatie en welke versie is leidend?
- Controleren: klopt de data en is deze compleet?
- Herstellen: fouten en inconsistenties handmatig corrigeren.
- Afstemmen: intern en met leveranciers verifiëren welke gegevens juist zijn.
Wanneer deze werkzaamheden zich opstapelen, vraagt DPP-compliance steeds meer capaciteit van teams die al belast zijn met productdata, leveranciersdata of complianceprocessen. De kosten zitten dan niet in de wetgeving zelf, maar in de gebrekkige fundering eronder.
Hoe voorbereiden op DPP compliance?
Voor veel organisaties is het niet nodig om direct met een volledige technische DPP-oplossing te starten. Een betere eerste stap is om inzicht te krijgen in de huidige productdata en de processen eromheen.
Begin bijvoorbeeld met deze vragen:
- Welke productgroepen worden waarschijnlijk geraakt door DPP-verplichtingen?
- Welke informatie is daarvoor nodig?
- Waar staat deze informatie vandaag?
- Welke data ontbreekt of is onvoldoende betrouwbaar?
- Welke leveranciers of ketenpartners moeten data aanleveren?
- Wie is intern eigenaar van de belangrijkste datavelden?
- Welke systemen moeten worden gekoppeld of opgeschoond?
- Welke informatie mag publiek worden gedeeld en welke niet?
- Welke handmatige controles zijn nu al nodig om productinformatie compleet te krijgen?
- Waar ontstaat dubbel werk tussen afdelingen of systemen?
Door inzicht te krijgen in de data-readiness van jouw organisatie, wordt duidelijk waar de grootste risico’s op meerwerk zitten. Soms ligt de uitdaging in ontbrekende leveranciersdata. Soms in onduidelijk eigenaarschap. Soms in verouderde systemen, losse compliancebestanden of onvoldoende datakwaliteit. Binnen bedrijven gaat het vaak om een combinatie van deze factoren.
Van compliance naar structurele datavolwassenheid
Het Digital Product Passport wordt gedreven door regelgeving, maar de impact gaat verder dan compliance. Organisaties die hun productdata en processen goed organiseren, bouwen ook aan een fundament voor betere e-commerce, efficiëntere ketensamenwerking, snellere productintroducties en betrouwbaardere rapportages.
Daarmee is het DPP niet alleen een verplichting om aan te voldoen. Het biedt ook een aanleiding om structureel te kijken naar de manier waarop productdata wordt beheerd, gecontroleerd en gedeeld binnen jouw organisatie.
Een relevante vraag is daarom niet alleen: “Hoe voldoen we straks aan de DPP-verplichting?”
Minstens zo belangrijk is: “Hoe voorkomen we dat DPP leidt tot extra handwerk, losse bestanden en terugkerende correctierondes?”
[FAQ blok – 5 vragen rondom het DPP (vraag + antwoord)]
Hoe Squadra jouw organisatie helpt met DPP-compliance
Squadra helpt organisaties om hun productdata, governance en systemen klaar te maken voor aankomende productdataregelgeving zoals het Digital Product Passport.
Met een data-readiness scan brengen we in kaart waar jouw organisatie staat, welke datagaten er zijn en welke procesrisico’s aandacht vragen. Zo ontstaat een concreet beeld van de stappen die nodig zijn richting een schaalbaar datafundament voor compliance, ketensamenwerking en digitale groei.
Neem vandaag nog contact op en ontdek hoe wij je kunnen helpen bij een succesvolle DPP-implementatie.
Veelgestelde vragen