Insights
Digital Product Passport: Voorkom Extra Werk Op Weg Naar Compliance.
Snel naar:
- DPP: Productdata Voor Verschillende Gebruikers & Informatiebehoeften
- Essentieel: Een Betrouwbare Bron Voor Productdata
- Data Governance voor Digital Product Passports
- Mogelijke valkuilen Bij DPP-voorbereiding
- Hoe voorbereiden op DPP compliance?
- Van Compliance Naar Structurele Datavolwassenheid
- Veelgestelde Vragen
Download: Digital Product Passport 101.
Wat vraagt het digitaal productpaspoort van je productdata? Je ontvangt Squadra’s Digital Product Passport 101 als PDF in je mailbox na het invullen van je e-mailadres.
Het DPP is een digitale identiteitskaart voor producten die vanaf 2027 gefaseerd verplicht wordt gesteld door de Europese Unie. De eerste concrete verplichting geldt vanaf 18 februari 2027 voor bepaalde batterijen. Voor andere productgroepen worden eisen en ingangsdata afzonderlijk vastgesteld.
Via het scannen van een digitale gegevensdrager, bijvoorbeeld een QR-code op het product, de verpakking of de begeleidende documentatie, kunnen consumenten en andere gebruikers toegang krijgen tot productinformatie. Welke gegevens beschikbaar zijn en voor wie, wordt per productgroep in de toepasselijke Europese regelgeving bepaald.
Het DPP draait dus om data. De scan vanaf een product, verpakking of label is slechts het startpunt. De grotere uitdaging ligt in alles wat daarachter georganiseerd moet worden. Het Digital Product Passport stelt hiermee de beschikbaarheid, betrouwbaarheid en herleidbaarheid van productdata door de hele keten op de proef.
Een digitaal productpaspoort vraagt om betrouwbare data, duidelijke processen, goede koppelingen tussen systemen en afspraken over eigenaarschap en toegang. Wanneer deze processen onvoldoende zijn ingericht, kan DPP-compliance leiden tot extra handwerk, dubbele controles, losse bestanden en versnipperde informatie.
Wie Krijgt Toegang Tot Welke Informatie In Het Digitaal Productpaspoort?
Een Digital Product Passport is geen statische productpagina waarop iedereen dezelfde informatie ziet. Welke gegevens toegankelijk zijn, hangt af van de toepasselijke productwetgeving en de toegangsrechten die daarin per gebruikersrol worden vastgesteld.
Afhankelijk van de productgroep kan het DPP bijvoorbeeld informatie ontsluiten voor:
- Consumenten: informatie over materiaalgebruik, herkomst en reparatiemogelijkheden.
- Ketenpartners: technische specificaties, certificeringen en logistieke gegevens.
- Toezichthouders: compliance-informatie en conformiteit met wetgeving.
- Recyclers: informatie over de componenten en materialen waaruit een product bestaat en hoe deze veilig kunnen worden verwerkt of teruggewonnen.
De datadrager (bijvoorbeeld een QR-code powered by GS1 ) is daarbij vooral de toegangspoort. De werkelijke waarde zit in de onderliggende data, de structuur en de afspraken die bepalen wie welke informatie te zien krijgt.
DPP: Productdata Voor Verschillende Gebruikers & Informatiebehoeften.
Voor organisaties betekent de invoering van het Digital Product Passport dat relevante productdata niet langer alleen intern of kanaalspecifiek wordt gebruikt. Afhankelijk van de toepasselijke productregels moeten verschillende gegevenssets digitaal toegankelijk worden gemaakt voor verschillende gebruikersrollen.
| Gebruiker | Informatiebehoefte |
|---|---|
| Consument | Herkomst, materiaal, duurzaamheid, onderhoud, reparatie |
| Retailer of groothandel | Commerciële productinformatie, classificaties, beschikbaarheid |
| Ketenpartner | Technische specificaties, certificaten, logistieke data |
| Toezichthouder | Compliancegegevens, verklaringen, bewijsvoering |
| Reparateur | Onderdelen, handleidingen, onderhoudsinstructies |
| Recycler | Materiaalsamenstelling, demontage-informatie, verwerkingsadvies |
DPP-compliance vraagt om meer dan het verzamelen van productinformatie. Organisaties moeten bepalen welke data nodig is, waar die data staat, hoe actueel die is, wie eigenaar is en onder welke voorwaarden deze gedeeld mag worden.
Wanneer deze afspraken ontbreken, ontstaat bijvoorbeeld het risico dat verschillende afdelingen dezelfde informatie apart gaan verzamelen, controleren of verrijken. Dat zorgt niet alleen voor meerwerk, maar vergroot ook de kans op inconsistenties en fouten tussen bronnen.
Essentieel Voor DPP: Een Betrouwbare Bron Voor Productdata.
Een belangrijk uitgangspunt voor het Digital Product Passport is dat informatie betrouwbaar gekoppeld moet zijn aan de juiste productidentiteit. Dat wordt ingewikkelder wanneer productdata verspreid staat over PIM, ERP, PLM, MDM, leveranciersportalen, compliancebestanden en losse spreadsheets.
In deze situaties kunnen vragen ontstaan als:
- Welke bron is leidend?
- Welke data is actueel?
- Welke certificering hoort bij welk product?
- Welke informatie mag extern gedeeld worden?
- Wie past data aan wanneer informatie ontbreekt of verouderd is?
- Hoe wordt voorkomen dat dezelfde data op meerdere plekken wordt bijgehouden?
Het risico bestaat dat het opstellen van digitale productpaspoorten geen structureel dataproces wordt, maar een reeks correctierondes richting elke deadline, productgroep of rapportagevraag. Een solide datafundament is daarom belangrijk voor betrouwbare DPP-compliance.
Het Digitaal Productpaspoort raakt meerdere systemen en afdelingen
De voorbereiding op het DPP ligt niet bij één afdeling. Productdata raakt marketing, e-commerce, IT, compliance, sustainability, procurement, supply chain en category management.
Ook systemen spelen binnen organisaties elk een andere rol. Een PIM-systeem kan belangrijk zijn voor commerciële productinformatie en kanaalpublicatie. ERP bevat vaak artikel-, logistieke en operationele data. PLM kan relevant zijn voor productspecificaties en materiaalinformatie. MDM helpt om kerngegevens consistent te beheren. Leveranciersportalen kunnen nodig zijn om data uit de keten te verzamelen.
Als systemen, bronnen en processen niet goed op elkaar aansluiten (of onduidelijk is welk systeem voor welk data bronhoudend is), kunnen verschillende vormen van meerwerk rondom productdata ontstaan. Denk aan handmatige exports, aanvullende controles, extra afstemming tussen afdelingen, dubbele invoer of het opnieuw opvragen van leveranciersinformatie die eerder al ergens is aangeleverd.
De uitdaging rondom DPP-compliance is daarom niet alleen technisch. Het gaat vooral om de vraag hoe data door de organisatie beweegt, wie welke stap uitvoert en hoe wijzigingen worden beheerd.
Data Governance Voor Digital Product Passports.
Een DPP dat voldoet aan de wet- en regelgeving vraagt om duidelijke data governance . Niet als papieren beleid, maar als praktische set afspraken die in dagelijkse processen werkt.
Daarbij is het belangrijk dat binnen organisaties o.a. een antwoord kan worden gegeven op de volgende vragen:
- Welke productdata is verplicht, wenselijk of contextafhankelijk?
- Welke systemen zijn bronhoudend voor welke data?
- Wie is eigenaar van productinformatie, certificaten en duurzaamheidsdata?
- Hoe wordt datakwaliteit gecontroleerd?
- Hoe worden wijzigingen bijgehouden?
- Welke informatie is publiek toegankelijk en welke informatie alleen voor specifieke ketenpartners?
- Hoe wordt bewijsvoering vastgelegd richting compliance?
- Hoe voorkom je dat dezelfde data op meerdere plekken handmatig wordt bijgehouden?
Wanneer data governance onvoldoende praktisch is ingericht, ontstaat het risico dat teams om bestaande processen heen gaan werken. Bijvoorbeeld met aparte Excel-bestanden, tijdelijke exports, gedeelde mappen of handmatige controles naast de bronsystemen.
Deze oplossingen kunnen op korte termijn helpen om informatie beschikbaar te krijgen. Maar op langere termijn kan dit juist leiden tot extra beheerlast, onduidelijk eigenaarschap en minder grip op datakwaliteit.
Mogelijke Valkuilen Bij DPP-Voorbereiding.
DPP-compliance kan onnodig arbeidsintensief worden wanneer organisaties te laat ontdekken dat hun data en processen niet goed aansluiten. Een aantal veelvoorkomende valkuilen:
| Valkuil | Mogelijk gevolg |
|---|---|
| Data staat verspreid over meerdere systemen | Teams moeten handmatig zoeken, combineren en controleren |
| Eigenaarschap is onduidelijk | Onduidelijk wie ontbrekende of foutieve data moet oplossen |
| Leveranciersdata is niet gestandaardiseerd | Veel extra werk bij onboarding, controle en verrijking |
| Compliance-informatie staat los van productdata | Bewijsvoering moet handmatig worden gekoppeld aan producten |
| Wijzigingen worden niet centraal beheerd | Verschillende versies van dezelfde productinformatie ontstaan |
| Toegangsrechten zijn niet uitgewerkt | Het wordt lastig te bepalen wie welke informatie mag zien |
| DPP wordt als los project opgepakt | Tijdelijke oplossingen blijven naast bestaande processen bestaan |
Slecht georganiseerde productdata is niet alleen een kwaliteitsprobleem; het wordt vooral een procesprobleem. Hoe onduidelijker de structuur, hoe meer tijd teams kwijt zijn aan terugkerende handmatige werkzaamheden, zoals:
- Zoeken: waar staat de juiste informatie en welke versie is leidend?
- Controleren: klopt de data en is deze compleet?
- Herstellen: fouten en inconsistenties handmatig corrigeren.
- Afstemmen: intern en met leveranciers verifiëren welke gegevens juist zijn.
Wanneer deze werkzaamheden zich opstapelen, vraagt DPP-compliance steeds meer capaciteit van teams die al belast zijn met productdata, leveranciersdata of complianceprocessen. De kosten zitten dan niet in de wetgeving zelf, maar in de gebrekkige fundering eronder.
Hoe Voorbereiden Op DPP-Compliance?
Voor veel organisaties is het niet noodzakelijk om direct met een volledige technische DPP-oplossing te starten. Een betere eerste stap is om inzicht te krijgen in de huidige productdata en de processen eromheen.
Begin bijvoorbeeld met deze vragen:
- Welke productgroepen worden waarschijnlijk geraakt door DPP-verplichtingen?
- Welke informatie is daarvoor nodig?
- Waar staat deze informatie vandaag?
- Welke data ontbreekt of is onvoldoende betrouwbaar?
- Welke leveranciers of ketenpartners moeten data aanleveren?
- Wie is intern eigenaar van de belangrijkste datavelden?
- Welke systemen moeten worden gekoppeld of opgeschoond?
- Welke informatie mag publiekelijk worden gedeeld en welke niet?
- Welke handmatige controles zijn nu al nodig om productinformatie compleet te krijgen?
- Waar ontstaat dubbel werk tussen afdelingen of systemen?
Door inzicht te krijgen in de data-readiness van jouw organisatie, wordt duidelijk waar de grootste risico’s op meerwerk zitten. Soms ligt de uitdaging in ontbrekende leveranciersdata. Soms in onduidelijk eigenaarschap. Soms in verouderde systemen, losse compliancebestanden of onvoldoende datakwaliteit. Binnen bedrijven gaat het vaak om een combinatie van deze factoren.
Van Compliance Naar Structurele Datavolwassenheid.
Het Digital Product Passport wordt gedreven door regelgeving, maar de impact gaat verder dan compliance. Organisaties die hun productdata en processen goed organiseren, bouwen ook aan een fundament voor betere e-commerce, efficiëntere ketensamenwerking, snellere time-to-market van nieuwe producten en betrouwbaardere rapportages.
Daarmee is het DPP niet alleen een nieuwe verplichting om aan te voldoen. Het biedt ook een aanleiding om structureel te kijken naar de manier waarop productdata wordt beheerd, gecontroleerd en gedeeld binnen jouw organisatie.
Een relevante vraag is daarom niet alleen: “Hoe voldoen we straks aan de DPP-verplichting?”. Minstens zo belangrijk is: “Hoe voorkomen we dat DPP leidt tot extra handwerk, losse bestanden en terugkerende correctierondes?”
Veelgestelde Vragen
Onder de ESPR kan een Digital Product Passport verplicht worden voor een breed scala aan fysieke goederen, inclusief componenten en tussenproducten. De ESPR kent uitzonderingen, onder meer voor levensmiddelen, diervoeders, geneesmiddelen, levende organismen en producten van menselijke oorsprong.
Welke productgroepen daadwerkelijk een DPP nodig hebben en vanaf wanneer, wordt per productgroep vastgesteld. Textiel, meubels, banden, matrassen, ijzer en staal en aluminium zijn prioritaire productgroepen voor verdere uitwerking.
Squadra Helpt Jouw Organisatie Met Voorbereiding & Compliance Voor Digital Product Passports.
Wij helpen jouw organisatie om productdata, governance en systemen klaar te maken voor (aankomende) productdataregelgeving, zoals het Digital Product Passport.
Met een Data Readiness Scan brengen we in kaart waar jouw organisatie staat, welke datagaten er zijn en welke procesrisico’s aandacht vragen. Zo ontstaat een concreet beeld van de stappen die nodig zijn richting een schaalbaar datafundament voor compliance, ketensamenwerking en digitale groei.
Neem vandaag nog contact op en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen helpen!
