Hoe Selecteer Je het Juiste PIM-Systeem voor Jouw Organisatie?

Productinformatie is een essentiële factor voor het succes van elke organisatie die producten of diensten aanbiedt. Het is de basis voor een goede communicatie met je klanten, leveranciers en partners. Maar hoe zorg je ervoor dat je productinformatie altijd actueel, consistent en compleet is? Hoe voorkom je dat klanten in de war raken door verschillende boodschappen op verschillende kanalen? Het antwoord is simpel: door gebruik te maken van een goed Product Information Management (PIM)-systeem.

Een PIM-systeem is een softwareoplossing die je helpt om je product data centraal te beheren en te distribueren naar verschillende systemen en kanalen. Met een PIM-systeem kun je je productdata verrijken, valideren, structureren en synchroniseren. Zo kun je je klanten een optimale klantreis bieden en je omzet verhogen.

In onze vorige blog hebben we je uitgelegd wat PIM is en waarom het zo belangrijk is voor elke organisatie die producten of diensten aanbiedt. In deze blog gaan we een stap verder en helpen we je om de juiste keuze te maken voor het type PIM-systeem dat het beste bij jouw organisatie past. Er zijn namelijk veel verschillende soorten en maten van PIM-systemen op de markt, elk met hun eigen voor- en nadelen. Een ruwe inschatting is dat er wereldwijd ongeveer 300-500 PIM systemen zijn. Hoe weet je nu welk systeem het meest geschikt is voor jouw situatie, behoeften en budget?

Drie Typen PIM-systemen  

Er bestaan meerdere typen PIM-systemen: van systemen die alles omvatten en alle zaken voor jou regelen, tot systemen die je zelf bouwt en onderhoudt. Bij Squadra onderscheiden we drie PIM-systemen: lower-, mid- en top-tier systemen.

1. Low-tier Systemen: Eenvoudig en Budgetvriendelijk  

Low-tier systemen zijn PIM-systemen die vooral basisfunctionaliteit en - structuren voor datamodellering bieden, en die beperkt configureerbaar zijn, tenzij je er zelf veel aan gaat sleutelen via zogenaamde customisations. Dat is echter niet ons advies, je wil immers niet een softwarepakket. De low-tier systemen zijn geschikt voor organisaties die een simpel datamodel hebben en niet veel functionaliteit nodig hebben. Het voordeel van deze systemen is dat ze relatief goedkoop zijn en dat je ze makkelijk kan aanpassen aan je wensen. De implementatiekosten zijn dan ook relatief laag. Het nadeel is dat ze vaak beperkt zijn in wat ze kunnen en dat je extra kosten moet maken als je meer wilt doen, voor zover dat überhaupt mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan het programmeren van extra features of het integreren met andere systemen. Mocht je deze keuze overwegen, ben je dan bewust van mogelijke beperkingen op de ietwat langere termijn in termen van business benefits (zoals efficiency besparingen, extra omzet, etc.).

2. Mid-tier systemen: compleet en betaalbaar  

Mid-tier systemen zijn PIM-systemen die al heel wat functionaliteit in huis hebben. Ze zijn veelal duurder dan de low-tier systemen en geschikt voor organisaties die een redelijk complex datamodel hebben en meer functionaliteit nodig hebben. Het voordeel van deze systemen is dat ze je al veel mogelijkheden bieden om je productinformatie te beheren, verrijken en distribueren, zowel in termen van functionaliteit als qua flexibiliteit in de diverse datastructuren. Zo kun je bijvoorbeeld workflows opzetten, kwaliteitscontroles uitvoeren en rapportages genereren. De meeste mid-tier systemen bieden ook de nodige flexibiliteit in de diverse datastructuren, een aspect dat nogal eens onderschat wordt door organisaties. Denk hierbij o.a. aan automatische classificatie tussen structuren (bijvoorbeeld tussen eigen PIM productstructuur en GS1), overerving van attributen (een kenmerk dat is gekoppeld is aan een productfamilie, is ook van toepassing op de onderliggende productgroepen, producten en artikelen), waarden, en talen (bijvoorbeeld “het Vlaams erft van het Nederlands”)  Het nadeel is dat ze veelal toch de nodige beperkingen hebben in termen van functionaliteit of datamodel flexibiliteit. Ieder PIM systeem heeft wel functionaliteit voor datakwaliteit, maar zeker niet alle systemen stellen je in staat zelf DQ dashboards te configureren of “outlier detection” te doen. Soms ontbreekt een zogenaamd leveranciersportaal of zijn er stevige beperkingen om data te ontsluiten naar de vele sales en marketing kanalen, waaronder marktplaatsen, sociale media, etc.

3. Top-tier Systemen: Geavanceerd en Flexibel  

Top-tier systemen zijn PIM-systemen voor de veeleisende organisaties, met een groot en/of complex assortiment die het belang van efficiënt data processen en kwalitatieve en rijke productdata hoog in het vaandel hebben staan. Ze zijn geschikt voor organisaties die een complex datamodel hebben en veel functionaliteit nodig hebben. Het voordeel van deze systemen is dat ze je zeer veel functionaliteit bieden die volledig te configureren is, dus zonder dat je echt hoeft te programmeren of bij te bouwen. Zo kun je bijvoorbeeld rekening houden met verschillende talen, regio’s en rechten. Het nadeel is dat ze een hogere prijs hebben en dat je meer tijd en expertise nodig hebt om ze in te richten en te onderhouden en dat de leercurve meestal ook wat langer is.

Functionaliteiten van een Goed PIM Systeem  

Wat kan een volwaardig PIM-systeem eigenlijk? Over het algemeen heeft een goed PIM-systeem de volgende functionaliteiten:

1. Data Verzamelen  

Dit is het proces waarbij je productdata uit verschillende externe en eventueel interne bronnen haalt, zoals data die leveranciers aanleveren via een leveranciersportaal of datapool of data uit je eigen ERP syste(e)m(en)s. Je bepaalt welke data je nodig hebt en hoe je deze vertaalt naar je eigen interne PIM data model. Dit is belangrijk om een uniforme en gestandaardiseerde manier van data-opslag te creëren, die je later makkelijk kunt aanpassen,uitbreiden en kunt ontsluiten naar de diverse sales- en marketing kanalen. Een goed PIM-systeem biedt je de mogelijkheid om verschillende dataformaten te importeren, de attributen en attribuutwaarden te mappen, en te converteren naar het eigen data model. Ook kun je regels instellen om de datakwaliteit te bewaken en te verbeteren.

2. Data Verrijken  

Dit is het proces waarbij je productdata aanvult met extra informatie, zoals beeldmateriaal (digital assets), productreferenties of ontbrekende data. Tevens maak je de ontvangen productdata uniek en aantrekkelijk voor je doelgroep door bijvoorbeeld de productnaam of de marketingtekst te diversificeren. Een goed PIM-systeem helpt je om je productdata te verrijken met behulp van workflows, templates, bulkbewerkingen en automatische vertalingen. Als het gaat om grote hoeveelheden producten, dan bieden AI modules in een PIM systeem maar zeker ook specifieke AI tools zoals PowerSuite  heel goede mogelijkheden om dit bijna geheel geautomatiseerd te doen. Ook kun je gebruik maken van externe bronnen, zoals datapools (zoals GDSN (GS1 standaard), 2BA (ETIM standaard) en IceCat), om je data te verrijken met rijke content, zoals afbeeldingen, video’s, specificaties of product data sheets.

3. Data Distributie  

Dit is het proces waarbij je productdata publiceert naar verschillende systemen, zoals je ERP systeem, het e-commerce platform of je kassasysteem, en ook naar externe sales- en marketing kanalen zoals marketplaces, social media of bovengenoemde datapools maar ook naar je eventuele B2B klanten die data in klantspecifieke formats vragen. Je zorgt ervoor dat je productdata voldoet aan de eisen en wensen van de ontvanger. Een goed PIM-systeem stelt je in staat om je productdata te op maat te maken en te verspreiden met behulp van exports, feeds, API’s of integraties. Ook kun je je productdata aanpassen aan de context, het formaat en de taal van het kanaal waar je het naartoe stuurt. Zo kun je je klanten een consistente en relevante productbeleving bieden.

4. Data Beheren  

Dit is het proces waarbij je productdata overziet en controleert over de hele breedte. Je bewaakt de kwaliteit, consistentie en actualiteit van je productdata. Je bepaalt wie welke data mag aanpassen en welke taken er uitgevoerd moeten worden. Een goed PIM-systeem geeft je de mogelijkheid om je productdata te beheren met behulp van rollen, rechten, versiebeheer, audits en rapportages. Ook kun je de kwaliteit van je productdata monitoren en analyseren om inzicht te krijgen in de prestaties, knelpunten en verbeterpunten en waar nodig aanvullende data controls door te voeren.

Onderstaand overzicht biedt een versimpelde weergave van de functionaliteit van een PIM systeem.

Belangrijke Vragen bij de Keuze voor Jouw PIM-systeem  

Het is belangrijk om goed na te denken over welk type systeem écht bij jouw organisatie past. De grote vraag bij het kiezen van een PIM-systeem is hoeveel risico je wilt lopen, want het selecteren van een PIM-systeem is niet iets wat je ieder jaar opnieuw doet. Je maakt deze keuze voor zeker vijf tot zeven jaar. Helaas komen we in de praktijk nogal eens tegen dat een systeem gekozen wordt op basis van gebruiksvriendelijkheid (“ziet er goed uit”), een goede demo en de prijs. Verkeerde keuzes zijn dan helaas snel gegaan, want je hebt toevallig net van doen met een demo van hele goede presales wat niets over de kracht van het PIM systeem zegt. Ook zal vertelt worden dat het PIM systeem de gevraagde functionaliteit kan bieden. Zoals hierboven aangegeven bieden alle PIM systemen namelijk wel de meeste basisfunctionaliteit. Diep doorvragen is dus cruciaal! Stel jezelf daarom de volgende vragen:

1. Hoeveel Geld Stop Je in PIM?  

Een van de eerste vragen die je jezelf moet stellen is: hoeveel geld wil je besteden aan een PIM-systeem? Dit hangt af van je budget, maar ook van je verwachtingen en ambities ten aanzien van de toegevoegde waarde in business termen. Belangrijk is dus om de business drivers te identificeren en waar mogelijk te kwantificeren: welke efficiency voordelen biedt een PIM systeem? Denk hierbij onder andere aan de impact in termen van time-to-market, wat is je reductie van returns, wat is de verwachte extra online omzet op basis van betere productpagina’s en cross- en upsell? Mocht je dit lastig vinden dan kan Squadra je daar natuurlijk bij helpen. Op basis van de vele PIM projecten die ze gedaan hebben, heeft Squadra inzage in de kosten van de diverse PIM systemen alsook de business benefits die veelal behaald kunnen worden.

2. Wat Heb Je Werkelijk Nodig?  

Een ander belangrijk aspect om te overwegen is: wat heb je werkelijk nodig aan functionaliteiten? Het is verleidelijk om te kiezen voor een PIM-systeem dat alles kan, maar de vraag is of en wanneer je dat gaat gebruiken.

Om te bepalen wat je echt nodig hebt, moet je beginnen met een PIM/Product Data strategie. Waar wil je over vijf tot tien jaar staan met je organisatie? Welke doelen wil je bereiken? Welke producten wil je aanbieden? Welke kanalen wil je bedienen? Welke klanten wil je aanspreken? Dit zijn allemaal vragen die invloed hebben op je behoefte aan PIM functionaliteit.

Op basis van je strategie kun je een product databehoefte definiëren. Dit is een overzicht van de data die je nodig hebt om je producten te beschrijven, te presenteren en te verkopen. Denk hierbij aan zaken als productnaam, omschrijving, prijs, afbeelding, specificaties, reviews, etc. Je product databehoefte bepaalt welke functionaliteiten en flexibiliteit in je data model je nodig hebt in je PIM-systeem.

3. Welke Flexibiliteit in Je Data Model is Nodig?  

Een derde aspect om rekening mee te houden is: welke complexiteit is nodig voor jouw productdata? Dit hangt af van het type producten dat je aanbiedt en de variaties die je hebt. Een eenvoudig product, zoals een kopieerpapier, vereist minder complexiteit dan een complex product, zoals een laptop die je zelf kunt samenstellen.

De complexiteit van je productdata heeft invloed op het datamodel dat je nodig hebt in je PIM-systeem. Het datamodel bevat de structuur waarin je productdata organiseert en classificeert. Het bestaat uit structuren, kenmerken (ook wel attributen genoemd), relaties en regels. Hoe complexer je productdata, hoe complexer je datamodel.

Zo heeft de zogenaamde PIM productstructuur veelal een andere opzet dan de productstructuur voor een ERP systeem of website. Ze hebben immers alle drie een ander doel! Daarnaast moet een PIM systeem ook in staat zijn om zogenaamde classificatie structuren te onderhouden, bijvoorbeeld als een organisatie naast de PIM structuur ook een GS1 classificatie bij wilt houden om GS1 gebaseerde output aan klanten of de GS1 datapool te kunnen leveren. Ook is het veelal wenselijk om een verpakkingshiërarchie in een PIM systeem te beheren. Producten zitten bijvoorbeeld met 20 in een “omdoos” en deze worden bijvoorbeeld per europallet met 16 dozen aangeleverd.

De complexiteit van je productdata speelt een belangrijke rol bij het selecteren van het juiste PIM-systeem. In het algemeen kun je zeggen dat naarmate de data complexiteit en/of hoeveelheid variaties toenemen, de PIM-systemen snel zwaarder worden. Je hebt dan meer geavanceerde functionaliteiten nodig, zoals overerving, productvarianten, verpakkingshiërarchie, datakwaliteit, automatische classificaties en workflows.

4. Is Data-uitwisseling Mogelijk?  

Een laatste aspect om in gedachten te houden is: is data-uitwisseling mogelijk met andere systemen? Een PIM-systeem staat nooit op zichzelf. Het maakt deel uit van een applicatielandschap, waarin verschillende systemen met elkaar communiceren en data delen. Denk hierbij aan systemen zoals ERP, CRM en CMS.

Het is belangrijk dat je PIM-systeem goed kan integreren met de andere systemen in je applicatielandschap. Dit zorgt voor een efficiënte en consistente datastroom, die fouten en dubbel werk voorkomt. Je moet daarom letten op de mogelijkheden voor data-uitwisseling die je PIM-systeem biedt, zoals API’s, connectors en import/export functionaliteit.

Daarnaast is het belangrijk om te bepalen waar producten ‘geboren’ worden: in het PIM-systeem of in het ERP-systeem. Dit hangt af van de positie van je bedrijf in de waardeketen. Bij retailers en wholesalers is het advies om producten in het PIM-systeem geboren te laten worden, maar bij fabrikanten gebeurt dat vaak in de R&D-fase. Producten in de R&D-fase bestaan wel als concept of idee met allerlei kenmerken en soms beeldmateriaal van voorbeelden of testproducten , maar worden nog meestal nog niet in het PIM-systeem opgenomen. Ze bestaan vaak wel als spreadsheets of, bij grotere organisaties, in het PLM-systeem. Pas als het product vermarktbaar is, wordt het doorgegeven aan het PIM-systeem en verrijkt met aanvullende verkoop- en marketinginformatie.

Conclusie  

Een PIM-systeem is een waardevolle investering voor elke organisatie die zijn productinformatie wil optimaliseren. Het kan je helpen om je productdata efficiënter binnen te halen en te beheren, je producten beter te presenteren, je klanten beter te informeren en je verkoop te verhogen. Maar hoe kies je het beste PIM-systeem voor jouw organisatie? Dat hangt af van je budget, je datamodel behoeften en functionaliteitseisen.

In deze blog hebben we de drie belangrijkste typen PIM-systemen besproken: low-tier systemen, mid-tier systemen en top-tier systemen. Elk type heeft zijn eigen voor- en nadelen. Om de juiste keuze te maken, kun je jezelf een aantal vragen stellen over je productinformatie, je kanalen, je mensen en je tijd en geld. Door deze vragen te beantwoorden, kun je een beter beeld krijgen van wat je nodig hebt en wat je kunt verwachten van een PIM-systeem.