5 Stappen Naar Een Efficiënte Dataorganisatie

In de wereld van digitalisering en datagedreven werken is het organiseren van je data geen luxe meer, maar noodzaak. Toch worstelen veel bedrijven met de vraag: Hoe richt je een dataorganisatie in? In dit blog nemen we je stap voor stap mee in het opzetten van een effectieve dataorganisatie.

Snel naar:

• Wat Is Een Dataorganisatie?
• Stap 1: Wijs Een Datasteward Aan
• Stap 2: Leg Verantwoordelijkheden Vast
• Stap 3: Data-modellen En -Structuren
• Stap 4: Denk Vooruit Met Een Roadmap
• Stap 5: Houd Je Dataorganisatie Flexibel En Actueel

Wat Is Een Dataorganisatie?  

Een dataorganisatie is de manier waarop je binnen een organisatie verantwoordelijkheden, processen en rollen rondom data inricht. Let op: dit is iets anders dan data governance, dat zich meer richt op beleid, regels en controlemechanismen. Toch is het belangrijk om data governance in het vizier te houden als onderliggend kader. Hieronder een aantal verschillen tussen dataorganisatie en data governance:

Data-volwassenheid  

Een effectieve dataorganisatie is geen one-size-fits-all. De juiste opzet hangt af van de data-volwassenheid van je bedrijf.

• Start je net? Dan volstaat een kleine centrale data-afdeling met duidelijke taken.
• Ben je onderdeel van een multinational? Dan moet je nadenken over de samenwerking tussen lokale en centrale dataorganisaties, eigenaarschap van het datamodel en het creëren van synergie over afdelingen en landen heen.

Stap 1: Wijs Een Datasteward Aan  

Een veelgemaakte fout is denken dat inkopers of verkopers ‘er wel even voor zorgen’ dat de data klopt. Maar datawerk vereist specifieke expertise. Een goed ingerichte dataorganisatie begint daarom bij één cruciale rol: de data steward. Deze persoon vormt de brug tussen operationele afdelingen en het datasysteem.

De data steward zorgt ervoor dat data volledig, accuraat, actueel en goed gestructureerd in het systeem komt en dat dit proces bewaakt blijft. Denk hierbij aan productgegevens, klantinformatie of leveranciersdata. Zonder actieve controle wordt data al snel onbetrouwbaar.

Het maakt niet uit in welk datadomein je zit (product, klant, leverancier, locatie): de datasteward is de bewaker van de datakwaliteit en draagt daarvoor de verantwoordelijkheid.

Wat doet een datasteward?

• Verzamelt en valideert data.
• Bewaakt de kwaliteit van de data (denk aan volledigheid, correctheid, consistentie).
• Werkt met tools zoals een PIM-systeem om processen te ondersteunen.

Stap 2: Leg Verantwoordelijkheden Vast  

In de beginfase ligt data-eigenaarschap vaak impliciet bij een paar mensen. Iemand beheert “even” het systeem. Maar zodra je organisatie groeit, moet je verantwoordelijkheid expliciet vastleggen. Een dataorganisatie is geen statisch concept, maar een levend en bewegend systeem:

1. Startfase: Centrale data-afdeling met een datasteward en een systeem.
2. Groei: Steeds meer data, verantwoordelijkheden moeten duidelijker worden verdeeld
3. Volwassen fase: Verantwoordelijkheid ligt bij de afdelingen zelf (zoals inkoop, sales, marketing), met ondersteuning van centrale data-experts.

Deze verschuiving maakt je dataorganisatie efficiënter en duurzamer. Je wilt immers geen logge data-afdeling, maar juist een organisatie waarin data-eigenaarschap is ingebed in de dagelijkse processen en bestand is tegen veranderingen en ontwikkelingen.

Stap 3: Data-modellen En -Structuren  

Een goed georganiseerde dataorganisatie maakt onderscheid tussen:

• Data (de inhoud, zoals productinformatie).
• Datamodel (hoe die data is opgebouwd).
• Data-architectuur (hoe alles conceptueel en technisch samenhangt).

Zorg dus dat:

• Een data dictionary wordt opgebouwd.
• Attributen en formats helder zijn gedefinieerd.
• Processen zijn vastgelegd en eventueel in workflows zijn geautomatiseerd (mogelijk met AI).

Stap 4: Denk Vooruit Met Een Roadmap  

Vaak komt de behoefte aan een dataorganisatie voort uit een systeemverandering. Bijvoorbeeld een nieuw PIM- of ERP-systeem. Maar systemen zijn slechts een deel van het verhaal. Systemen, processen, verantwoordelijkheden en zelfs je organisatie zelf veranderen constant. Daarom is het cruciaal om flexibel te blijven én vooruit te denken. Onderneem de volgende acties om vooruit te plannen en mee te groeien met jouw bedrijf:

• Stakeholderanalyse: Wie heb je nodig, intern én extern?
• Mapping op invloed en belang: Wie zijn je bondgenoten?
• Roadmap: Waar sta je nu? Waar wil je naartoe? Wie is verantwoordelijk?
• Rolverdeling: Zorg dat elke functie een projectrol én blijvende beheerrol krijgt.

Stap 5: Houd Je Dataorganisatie Flexibel En Actueel  

Dataorganisatie is geen eenmalige klus. Zorg dat je de structuur in beweging houdt:

• Evalueer regelmatig en stuur waar nodig bij
• Zorg ervoor dat rollen en processen in lijn zijn met organisatiedoelen
• Pas waar nodig je model, systemen of eigenaarschap aan

Een Goede Dataorganisatie Bouw Je Stap Voor Stap:  

1. Begin met centrale verantwoordelijkheid. Wijs een datasteward aan voor kwaliteit en procesbewaking.
2. Wees bewust van waar je staat en welke mensen nodig zijn.
3. Ontwikkel een helder datamodel en definieer processen.
4. Denk vooruit met een strategie, roadmap en stakeholdermapping. Laat verantwoordelijkheid meegroeien met je organisatie.
5. Herzie je dataorganisatie regelmatig. Het is geen eenmalige klus.

Maak Van Data Een Strategisch Voordeel  

Een goede dataorganisatie is een strategisch voordeel. Het geeft grip, inzicht en stelt je in staat om schaalbaar, slim en datagedreven te werken. Maar het vraagt wel om heldere keuzes, samenwerking tussen afdelingen en continu bewustzijn. Met de juiste aanpak bouw je een dataorganisatie die meebeweegt met je bedrijf en klaar is voor de toekomst.

Ben jij klaar om jouw dataorganisatie naar een nieuw niveau te tillen? Neem nu vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe Squadra jouw bedrijf helpt bij het creëren van een stevig datafundament, waarmee je klaar bent voor de toekomst!