5 Stappen Voor Een Solide Business Case voor MDM en PIM

Snel naar:

• Definieer Je Stakeholders
• Verbind Je Initiatief Met Je (Digitale) Strategie
• Identificeer De Knelpunten
• Zet Knelpunt Om Tot Business Drivers
• Beoordeel De Business Drivers

1. Definieer Je Stakeholders  

Elk succesvol MDM- of PIM-initiatief begint met het identificeren en betrekken van de juiste stakeholders binnen je organisatie. MDM en PIM hebben impact op verschillende afdelingen en functies, dus het is cruciaal om steun te krijgen van alle belangrijke stakeholders en voor hen de toegevoegde waarde duidelijk te maken.

MDM- en PIM-stakeholders zijn zowel mensen uit de business als IT-vertegenwoordigers: Supply Chain Management, Category Managers, Inkoop, Finance maar ook Data Management, IT, directieleden, en anderen. Elk van hen speelt een essentiële rol bij het bepalen van de vereisten en het waarborgen van een succesvolle implementatie. Naast deze interne stakeholders zijn ook de partners in het ecosysteem - met name klanten en leveranciers - belangrijke stakeholders voor het bouwen van een business case.

2. Verbind Je Initiatief Met Je (Digital) Strategy  

Het is belangrijk om te laten zien dat Master Data Management of PIM niet iets geïsoleerds is, maar de basis vormt voor strategische beslissingen van je bedrijf. Je initiatief moet daarom verbonden zijn met de (digitale) strategie van je organisatie.

Voorbeelden van strategische verbindingen zijn:

• Digitale Transformatie: MDM en PIM ondersteunen digitale initiatieven door een stevig datafundament te bieden en Digital Commerce te verbeteren.
• Klantervaring: MDM ondersteunt een 360-graden klantbeeld voor personalisatie, terwijl PIM de klantreis en -ervaring verbetert door verbeterde datakwaliteit.
• Operationele Efficiëntie: MDM en PIM maken processen efficiënter en verlagen de kosten.
• Regelgeving en Naleving: MDM en PIM maken Data Governance mogelijk, waardoor sterkere controles in je workflows worden ingebouwd.

Voor elke verbinding is het belangrijk om uit te leggen hoe MDM of PIM je strategie ondersteunt, welke specifieke strategieprogramma’s het helpt, hoe je succes gaat meten en wat de tijdlijn is.

3. Identificeer Knelpunten  

De derde stap gaat om het identificeren van knelpunten die jouw prestaties beperken. Knelpunten kunnen gerelateerd zijn aan:

• Processen: bijv. stapsgewijze processen, vertragingen, inefficiënties (data die heen en weer gaat tussen afdelingen) of gebrek aan geautomatiseerde workflows.
• Data: bijv. dubbele gegevens, inconsistenties in maateenheden, onvolledige data, inconsistente data tussen systemen of gebrek aan KPI’s of datarichtlijnen.
• Systemen: bijv. data verspreid over verschillende systemen, niet de juiste systemen hebben, het gebruiken van een ERP om klantprofielen of uitgebreide productdata te beheren, gebrekkige of handmatige synchronisatie van systemen of gebrek aan kwaliteitscontroles en tools/dashboards.
• Organisatie en governance: bijv. dataonderhoud verspreid over afdelingen, onduidelijkheid over verantwoordelijkheden (geen RACI), geen/beperkte governancestructuren, onduidelijke business- en datadefinities en gebrek aan een MDM/PIM-ondersteuningsorganisatie of -capaciteiten.

Er zijn een paar signalen die waarschuwen voor knelpunten, waaronder: gemiste deadlines of groeiende achterstanden, toenemende klantbehoeften of klachten, frustratie/burn-out van medewerkers, te hoge operationele kosten door vertragingen en correcties, inconsistente output en afnemende datakwaliteit, of nalevingsproblemen.

Deze knelpunten verschijnen niet zomaar. Er bestaan verschillende redenen voor het ontstaan van dit soort bottlenecks, zoals: verspreide data, handmatige data-invoer en -verwerking, afhankelijkheid van verouderde systemen of gaten in het systeemlandschap (bijv. geen MDM- of PIM-oplossing), inefficiënte workflows, gebrek aan mensen met het juiste data-DNA, onduidelijkheid in verantwoordelijkheden of governance, of onervaren leveranciers die de data moeten leveren.

Naast deze knelpunten moeten ook de kansen en mogelijkheden worden gedefinieerd. Hoe kan data de optimalisatie van klantreizen ondersteunen, segmentatie en personalisatie mogelijk maken, groei bevorderen door up- en cross-selling, bedrijfsinzichten verbeteren en datagedreven besluitvorming mogelijk maken?

4. Zet Knelpunten Om In Business Drivers  

Zodra je de knelpunten en kansen hebt geïdentificeerd, kan je ze converteren naar business drivers voor je MDM- of PIM-initiatief. Deze herformulering helpt jouw stakeholders om MDM of Product Information Management niet alleen als technische oplossing te zien, maar als een strategisch bedrijfsinitiatief.

Veelvoorkomende business drivers zijn:

1. Klantgerelateerd: zoals omnichannel consistentie, segmentatie/personalisatie, vermindering van retouren en verbeterde klantervaring en-loyaliteit.
2. Efficiëntiegericht: zoals vermindering van handmatig en dubbel werk, parallelle workflows, verbeterde time-to-market en verhoogde flexibiliteit.
3. Besluitvormingsgericht: inclusief verbeterde inzichten en rapportage, datagedreven besluitvorming en groei.
4. Groeigericht: zoals toename van conversiepercentages, verbeterde targeting, toename van klantenbestand en snellere voordelen van fusies.
5. Beveiliging- en compliance gerelateerd: zoals GDPR-compliance, aanpak van datagerelateerde duurzaamheidsonderwerpen, verbeterde rapportage en risicovermindering met betrekking tot datalekken en nalatigheid.

Elk knelpunt moet worden gekoppeld aan een bijbehorende business driver, inclusief de impact die deze driver maakt.

5. Beoordeel De Business Drivers  

Zodra je business drivers zijn geïdentificeerd, kun je hun belang en impact beoordelen. Dit helpt je om de waarde van elke business driver voor je stakeholders te definiëren. De belangrijkste zaken om in de gaten te houden zijn de financiële impact, aansluiting bij doelstellingen van je organisatie, implementatietijdlijn, en complexiteit- en resourcevereisten.

De laatste stap is om je business case te delen met je stakeholders en hun steun en betrokkenheid te krijgen terwijl je het presenteert aan het management.

Wil Je Bedrijfsuitdagingen Vertalen Naar Een Sterke Business Case?

Bij Squadra helpen we organisaties om complexe data-uitdagingen om te zetten in concrete kansen. Van het identificeren van knelpunten tot het koppelen van MDM- of PIM-initiatieven aan je strategische doelen; onze experts staan klaar om je bij elke stap te ondersteunen.

Neem contact met ons op om je MDM- en PIM-ambities te bespreken en hoe we je kunnen helpen deze te transformeren naar meetbare resultaten.