Wereldwijd verfmerk

Dit verfmerk is actief in meer dan 70 landen wereldwijd en houdt zich bezig met coatings die zijn ontworpen voor auto-, architecturale-, maritieme-, lucht- en ruimtevaartdoeleinden en vele andere doeleinden. De organisatie heeft meer dan 40.000 mensen in dienst en genereert jaarlijks meer dan 15 miljard dollar aan inkomsten.

Onlangs werd de organisatie geconfronteerd met de verschuiving van de traditionele verkoopkanalen naar online, zowel direct als indirect via de groothandels en retailers wereldwijd. Daarbij is er in al deze landen, markten en kanalen een groeiende vraag naar productdata. Klanten en consumenten eisen hoogwaardige, rijke data, waaronder productafbeeldingen, technische datasheets en veiligheidsdata, op tijd en op aanvraag. Dit was een grote uitdaging met een assortiment bestaande uit producten van honderden merken.

De beslissing  

In 2016 besloot de organisatie om een ​​PIM-oplossing te implementeren. Het doel was om vanuit één oplossing productdata in alle EMEA-landen te verzamelen, te verrijken en te verspreiden. De belangrijkste drijfveer was om niet alleen de content te leveren, maar om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de data gegarandeerd is voordat ze de organisatie verlaten. De organisatie hanteert hoge kwaliteitsnormen en moet ervoor zorgen dat alle gedistribueerde data voldoet aan deze normen.

De te ondersteunen kanalen waren zowel B2B als B2C inclusief websites en webshops. Daarbij was er in sommige landen, zoals in Nederland, vraag om de productdata aan klanten te leveren met behulp van de GS1 datapool. Met andere woorden, een uitdagende omgeving om zo’n project van start te laten gaan.

Aanvankelijk werd Squadra geselecteerd om de organisatie te ondersteunen bij de leveranciersselectiefase. De eisen waren enorm. Duizenden producten met elk wel tientallen artikelen voor vele merken, in veel landen, talen en kanalen kunnen alleen worden verwerkt door de beste onder de PIM-systemen. Met de hulp van Squadra slaagde de organisatie erin om het aantal opties te beperken en uiteindelijk het PIM-systeem te selecteren om de uitdaging aan te gaan.

De volgende stap was het selecteren van een technisch adviesbureau om het systeem op te zetten. Naast deze technische partner werd Squadra geselecteerd om het programma samen met een toegewijd team van interne medewerkers uit te voeren. De aandachtsgebieden werden opgesplitst in organisatie, data, processen en IT. Elk met een intern verantwoordelijke medewerker. Het bedrijf was vanaf de eerste dag op één lijn en betrokken. Niet alleen als initiator van het project, maar ook om het te ondersteunen met capaciteit en marktkennis. Technische-, logistieke-, marketing- en andere teams waren betrokken om de productdata vereisten te definiëren. Dit resulteerde in een compleet datamodel voor alle benodigde productinformatie in de verschillende kanalen.

Stap voor stap  

Vanaf de start van het project in 2017, kwam de implementatie in 2018 in een stroomversnelling terecht met onder andere de oplevering van de eerste operationele mijlpalen. De content levering op de websites van verfmerken werd gestroomlijnd met behulp van het PIM systeem. Na een periode van stevig testen, maakte een van de Nederlandse retailers in begin 2019 bekend dat onze klant als leverancier was aangesloten via de GS1 Datapool, met behulp van de uitgebreide dataset gedefinieerd voor de Nederlandse doe-het-zelfmarkt. Dit klinkt misschien “normaal”, maar gezien het aantal specifieke kenmerken van een product als verf, was dit zeker een grote prestatie voor alle betrokken partijen.

Kruipen, lopen, rennen…  

Gedurende 2019 kwam het project echt op gang. Het aantal ondersteunde landen groeide en daarnaast groeide het assortiment snel vanwege de beslissing om ook non-paint producten te gaan ondersteunen, die in combinatie met verf op de webshops worden verkocht. Bijvoorbeeld borstels, linten, rollen etc. Maar ook ladders, steigers, overalls en nog veel meer artikelen. Alles wat een professionele schilder nodig heeft om zijn werk te doen.

Dit resulteerde in een nieuwe uitdaging. Bij verf is onze opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor het aanmaken van de data. Maar voor non-paint is er een sterke afhankelijkheid van de leveranciers voor het aanleveren van productdata. Voor non-paint producten werkte de organisatie samen met een andere datapool genaamd EZ-Base waarin de data van enkele honderdduizenden producten al verzameld zijn. De samenwerking tussen deze twee bedrijven werkte bi-directioneel. De data voor verfproducten die in EZ-Base worden opgeslagen, worden nu ook via onze klanten in het PIM systeem aangeleverd.

Na het aanpakken van de non-paint uitdaging, was daar alweer de volgende. De organisatie is verplicht om technische datasheets aan professionele gebruikers te verstrekken. In deze datasheets vindt de professionele schilder zeer gedetailleerde instructies over hoe hij het te schilderen oppervlak moet voorbereiden en welke coatings in welke volgorde moeten worden aangebracht om een ​​specifiek eindresultaat te leveren. De datasheets bevatten data over de gebruikte stoffen, de droogtijden, de dikte van de lagen en nog veel meer. Het aanmaken van deze datasheets is tijdrovend en zeer nauwkeurig.

Vindingrijkheid  

Het PIM systeem kwam te hulp. Door enkele specifieke velden aan het PIM systeem toe te voegen en door bestaande data te combineren en opnieuw te formatteren, kunnen de datasheets met behulp van het PIM systeem worden geproduceerd in een kant-en-klaar PDF-formaat dat automatisch op een externe blob-opslag wordt geplaatst samen met het beeldmateriaal van het product zelf. Daarnaast wordt de link naar het PDF bestand gepubliceerd vanuit het PIM systeem.

Als u denkt dat de productie van de datasheets een slim idee was, lees dan het volgende deel. Het PIM-team kreeg te maken met een snel groeiende interne vraag naar ondersteuning van nieuwe merkensites en webshops in verschillende landen. Maar het was niet de bedoeling dat het PIM-team meegroeit met de vraag. Er moest een verbetering worden toegevoegd. En zo was het idee van de PIM Proxy geboren.

Een technisch team van de interne IT-afdeling ontwierp en bouwde een ‘proxy’ die de complexe API-functionaliteit van het PIM systeem zelf vertaalt in een gebruiksvriendelijke, goed gedocumenteerde en beveiligde set van interface-oproepen. Deze set kan worden gebruikt door de vele digitale teams die betrokken zijn bij de totstandkoming van de organisatiesites. Een website kan bijvoorbeeld de PIM-proxy raadplegen en alle sinds gisteren bijgewerkte items opvragen. De proxy vertaalt dit in een aantal interacties met het PIM systeem en levert in ruil daarvoor één simpele update-feed.

Het voordeel van deze aanpak is dat een land of business unit vandaag de data autonoom in het PIM systeem kan voorbereiden en dat het lokale digitale team nieuwe websites kan bouwen met behulp van het PIM systeem, zelfs zonder ooit het PIM-team te raadplegen! De onderstaande afbeelding laat zien hoe de PIM-proxy werkt. Stel dat een business unit uit een bepaald land een webshop moet ontwikkelen. Deze business unit heeft toegang tot data over het huidige assortiment vanuit het interne PIM-systeem. De proxy maakt gebruik van een API (een technisch protocol) waarmee data kan worden overgedragen. Als de business unit bijvoorbeeld informatie wil verzamelen over het assortiment van een bepaald merk, vertaalt de proxy deze vraag in meerdere kleinere vragen (informatie vragen over producten, artikelen, hiërarchie, assets, etc.). Al deze antwoorden worden gecombineerd in één eenvoudig antwoord en teruggestuurd naar de website van de business unit. Op deze manier kan een relatief klein PIM-team meerdere webwinkelinitiatieven ondersteunen.

Wat is het volgende?  

De coronapandemie in 2020 had ook gevolgen voor het PIM-project. Het team moest op afstand werken aan de voortzetting van het project, maar de pandemie zelf had ook gevolgen voor het bedrijf. In divisies als automotive daalde de vraag naar verf aanzienlijk. Maar naar architecturale coatings groeide de vraag en met name ook op het gebied van de online verkoop groeide de vraag. Het PIM-project bleek te werken zoals gepland om het bedrijf in deze moeilijke periode te ondersteunen.

Squadra is vanaf het begin betrokken bij het project en ondersteunt het bedrijf actief om maximaal te profiteren van de investering van de organisatie in een uitgebreide tool zoals het PIM-systeem. Verder heeft Squadra geholpen bij het structureren van de processen rondom het PIM systeem, zodat landen eenvoudig wijzigingen of nieuwe projecten op het gebied van PIM kunnen aanvragen en dienovereenkomstig kunnen implementeren.