Een Toekomstbestendige PIM-basis voor Pets Place Boerenbond

IJsvogel Retail, eigenaar van de winkelformules Pets Place en Boerenbond, benaderde Squadra om te evalueren of het bestaande Product Information Management (PIM) systeem sterk genoeg was voor toekomstige groei. Na een grondig onderzoek en een zorgvuldig selectieproces voor een nieuw PIM-systeem en implementatiepartner, heeft Squadra IJsvogel Retail ook begeleid tijdens het PIM-implementatietraject.

De belangrijkste elementen waren het ontwikkelen van het datamodel, het definiëren van toekomstige processen op basis van ‘best practices’, het positioneren van PIM binnen het systeemlandschap en het faciliteren van datamigratie. De integratie van met de GS1 Datasource data pool is hierbij vanaf het begin als uitgangspunt meegenomen.

Klantprofiel: IJsvogel Retail  

Met Pets Place Boerenbond richt IJsvogel Retail zich op de markt voor huisdier- en tuinbenodigdheden. Het hoofdkantoor is gevestigd in Ede, waar ook de inkoop- en logistieke organisatie te vinden is. Ze ondersteunen hun klanten via verschillende kanalen.

Pets Place is de grootste keten van dierenwinkels in Nederland. Dierenliefhebbers vinden alles wat ze nodig hebben in hun online webshop of in één van de ruim 200 dierenwinkels. De 67 vestigingen van Pets Place Boerenbond zijn naast huisdierbenodigdheden ook gespecialiseerd in tuinieren en buitenleven, met een breed assortiment aan tuinartikelen, plantverzorging, tuinmeubels en buitenkoken.

Met een indrukwekkende voorraad van meer dan 200.000 producten, waarvan 20.000 in het distributiecentrum beschikbaar zijn, gebruikt IJsvogel Retail dagelijks ongeveer 30 vrachtwagens om 170 fysieke winkels en 800 groothandel-klanten te bevoorraden. Klanten kunnen daarnaast ook online winkelen. IJsvogel Retail heeft ongeveer 1.600 medewerkers en legt de nadruk op expertise en service, met een sterke focus ook op duurzaamheid. Het bedrijf is van plan om de komende drie jaar 40 tot 50 nieuwe winkels te openen.

“Met dit PIM-systeem en de koppeling met GS1 Datasource is een basis gelegd om meer en betere productinformatie te kunnen verwerken en te delen met onze klanten.” - Ard Malenstein, CEO IJsvogel Retail

De Uitdaging: Voorbereiden Op Uitbreiding En Omnichannel Succes  

Eind 2022 realiseerde IJsvogel Retail zich dat het PIM-systeem, samen met het datamodel en de processen, wellicht niet de juiste basis vormden voor haar ambities en nieuwe markttrends. Door internationale uitbreidingsplannen en het snel toenemende belang van omnichannel-strategieën en geïntegreerde klantervaringen, had IJsvogel Retail een gecentraliseerd en modern PIM-systeem nodig.

Het bestaande PIM-systeem was voornamelijk gericht op het voeden van het ERP- en point-of-sale-systeem. Daarnaast had IJsvogel Retail een eigen PIM add-on applicatie gebouwd voor ondersteuning van de webshop en e-commerce kanalen. Het bedrijf wilde de mogelijkheden voor product-databeheer verbeteren, met focus op betere efficiëntie door geautomatiseerde processen en verbeterde datakwaliteit.

Deze verbetering vereiste:

• Een uitgebreid datamodel
• Intelligente onboardingprocessen
• Integratie met de GS1 Datasource data pool en andere bronnen, zoals ISA voor informatie over gevaarlijke materialen
• Ondersteuning van meerdere talen
• Omnichannel-distributie naar websites in Nederland en België, en mogelijk andere landen
• Verbinding met verschillende marktplaatsen

De Oplossing: Een Nieuw PIM-Systeem En GS1-Datamodel Integratie  

Squadra heeft IJsvogel Retail geholpen bij het selecteren van een nieuw PIM-systeem met een bewezen fast-track methode, die al meer dan 40 klanten heeft geholpen. Na een grondig selectieproces werd Contentserv gekozen als PIM-systeem, met Xsarus als technische implementatiepartner.

Squadra richtte zich op de voorbereiding van de implementatie door toekomstige processen en een centraal PIM-datamodel te ontwerpen, waarbij het GS1-datamodel volledig werd geïntegreerd. Deze integratie is nodig omdat leveranciers in deze sector hebben afgesproken om productinformatie te delen via de GS1 data pool. De scope voor fase 1 werd gedefinieerd op basis van bedrijfsprioriteiten om daarna de oplossing stapsgewijs verder te kunnen uitbouwen.

Realisatie Van De Implementatie Roadmap  

Om de implementatie te versnellen, gaf het team prioriteit aan de datamigratie van het oude systeem om vroege tests van belangrijke functies mogelijk te maken, waaronder de GS1 Datasource-integratie. De integratie tussen het PIM-systeem en andere bedrijfssystemen bleek een grotere uitdaging dan van tevoren was ingeschat.

Het nieuwe proces begint met Category Management, dat artikelen aanmaakt via het leveranciersportaal, die waar mogelijk automatisch worden verrijkt via GS1 Datasource. Een workflow betrekt vervolgens alle belangrijke afdelingen om de data compleet te maken en te verifiëren voordat deze worden verspreid over de bedrijfssystemen zoals ERP, POS-systeem, Promotion Management, Order Management System, webshop en Channel Management.

Het Resultaat: Een Sterke Basis Voor Toekomstige Groei  

Door verbinding te maken met de GS1 Datasource pool kan IJsvogel Retail gestandaardiseerde productgegevens ontvangen en direct importeren in het PIM-systeem, wat veel tijd bespaart en handmatig werk vermindert. Time-to-market en efficiëntie zijn aanzienlijk verbeterd: het gestroomlijnde proces en de PIM-workflow zorgen ervoor dat productinformatie sneller en eenvoudiger beschikbaar is voor andere systemen. Het nieuwe PIM-systeem heeft ook de basis gelegd voor het vastleggen en delen van rijkere productinformatie met klanten via de webshop en marktplaatsen.

Nu fase 1 is voltooid, heeft IJsvogel Retail een sterke basis voor hun volgende stappen. Dankzij deze PIM-implementatie heeft IJsvogel Retail een stevig product data fundament gelegd en is het bedrijf goed gepositioneerd voor de toekomst.

Ben je klaar om jouw productinformatiebeheer naar een hoger niveau te tillen?

Staat jouw organisatie voor uitdagingen met productdatabeheer of bereiden jullie je voor op omnichannel-uitbreiding? De expertise van Squadra kan je helpen bij het selecteren en implementeren van de juiste PIM-oplossing die past bij jouw zakelijke behoeften, met onze bewezen methodologieën voor een succesvolle implementatie.

Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij jou kunnen helpen een sterke basis voor je productdata te creëren die jouw groeiambities ondersteunt en klantervaring verbetert via al je kanalen.