Sonepar

Wie is Sonepar?  

Sonepar is een wereldwijde marktleider in de elektrotechnische sector. Het familiebedrijf, met een hoofdkantoor in Parijs, levert als groothandel aan installateurs en industriële klanten over de hele wereld. In Nederland staat Sonepar bekend als de Technische Unie. Voor dit project hebben we samengewerkt met Sonepar Duitsland. Sonepar werkt samen met een groot netwerk van leveranciers, waarbij online handel steeds belangrijker wordt. Hiervoor is goed master data management essentieel.

Waar ligt de uitdaging?  

Sonepar Duitsland werkt nu met een zelfgebouwd master data management systeem voor leveranciers- en productdata, dat niet meer past bij de huidige markt. Niet alleen zijn er nog maar weinig mensen aanwezig die kennis hebben van hun systeem OLAV, ook de software leverancier ondersteunt het systeem niet meer. Vanuit Sonepar ontstond de wens voor een heel nieuw master data management (MDM) systeem. Sonepar heeft een netwerk van 20.000 leveranciers, waarvoor juiste adres-, mail- en bankgegevens bijgehouden moeten worden. Hierbij gaat het om externe leveranciers, maar ook om leveranciers voor intern gebruik, zoals de koffieautomaten en het gebouwonderhoud.

Daarnaast zijn kortingsafspraken in de elektrotechnische branche erg belangrijk. Artikelen worden ingedeeld in bepaalde kortingsgroepen en aan de hand daarvan worden afspraken gemaakt met de leveranciers (inkoop) en de klant (verkoop). Deze afspraken zijn soms erg complex. Naast de basisafspraken heeft Sonepar te maken met bonussen en speciale projecten met leveranciers. Het systeem moet goed inzicht kunnen geven in deze afspraken. Daarvoor is één systeem nodig dat alle basisdata van leveranciers en artikelen bevat.

Het OLAV systeem voldoet niet aan de huidige validatie eisen voor hoge kwaliteit data en is ouderwets in gebruik. Daarom heeft Sonepar ons gevraagd om een nieuw master data management systeem te bouwen.

Hoe bieden wij de oplossing?  

Squadra MDM Factory implementeert master data-oplossingen die de zakelijke doelstellingen ondersteunen. Daarbij werken we nauw samen met onze klanten en platforms om ontwerpen te vertalen naar de echte wereld. In dit geval een MDM-oplossing voor Sonepar. Onze collega’s van Squadra MDM zijn gespecialiseerd in het analyseren van master data management en spelen al jaren een adviserende rol bij Sonepar. Zij hebben de eerste analyses uitgevoerd van het bestaande systeem OLAV en een globaal ontwerp gemaakt voor de nieuwe oplossing. Deze analyse en het ontwerp zijn voor ons bij Squadra MDM Factory het startpunt bij het bouwen van het vervangende systeem. Voor de opbouw van het nieuwe MDM-systeem is de keuze gevallen op Stibo STEP.

Het project voor Sopenar verloopt in verschillende fases, namelijk leverancier, product en integratie. In fase 1 worden de gegevens voor leveranciers en kortingen beheerd in STEP en doorgestuurd naar OLAV. In fase 2 worden de productgegevens toegevoegd aan STEP. In deze twee fasen stuurt OLAV de data nog door naar andere systemen, zoals het ERP systeem. Parallel wordt ook het oude ERP systeem vervangen door SAP. In fase 3 wordt een directe koppeling gemaakt van STEP naar SAP. Dit is een platform voor het integreren van masterdata. In de zomer van 2022 is voor fase 1 het STEP-systeem voor Sonepar door ons gebouwd en getest, inclusief de data overdracht van STEP naar OLAV.

Ook hebben we key users getraind. Door key users te trainen kan Sonepar zelfstandig met het nieuwe systeem aan de slag gaan. Bij de eerste import van data vanuit OLAV naar STEP worden alle records gecontroleerd aan de hand van de nieuwe kwaliteitseisen. Daarna worden nieuwe leveranciersdata alleen nog maar beheerd in STEP en doorgestuurd naar OLAV.

In fase 2 gaan we naast leveranciersdata ook producten toevoegen. Wanneer dit op orde is starten we aan fase 3. We knippen OLAV uit het systeem en koppelen alle data rechtstreeks aan het nieuwe SAP-systeem.

Wat is het resultaat?  

Met STEP heeft Sonepar een compleet vernieuwd technisch platform met interne kennis van het systeem en ondersteuning door moderne software. Het is een enorme stap in technologie in vergelijking met het oude systeem en heeft een frisse en gebruiksvriendelijke interface. De overstap naar het nieuwe systeem maakt het mogelijk om kwaliteitschecks te doen, gegevens te valideren en onnodige informatie of niet actieve leveranciers te verwijderen. Daarnaast leveren we nazorg aan Sonepar, zodat we snel in kunnen springen bij bijvoorbeeld een storing. De hoge kwaliteit van de leveranciers- en productdata geeft meer inzicht in de afspraken, wat zorgt voor een sneller proces en indirect voordelig is voor de omzet. Sonepar is zo enthousiast over het systeem dat er interesse voor een uitbreiding in andere landen.