Dayes in 18 maanden van spreadsheet naar ingericht PIM systeem

Masterdata: license to operate  

Data speelt een steeds grotere rol in de dienstverlening van Dayes (voorheen Nedac Sorbo Mascot). Klanten willen de juiste productdata van de artikelen ontvangen om hun logistieke proces optimaal te kunnen managen. Daarmee ontstaat een toenemende behoefte aan strikte regels rond masterdata, die verder gaan dan de gehanteerde Global Data Standards van GS1. “Voor ons als categoriespecialist is het werken met correcte en volledige data onze license to operate”, daarvan is Jurriens overtuigd. “Maar die ambitie zal in de toekomst met de bestaande manier van werken niet behaald worden. Het oorspronkelijke, gefaciliteerd door Excel, gebruikte maar een bescheiden set masterdata en is in de loop der jaren steeds verbeterd. Het betrof vooral technische informatie, omdat het Excelbestand rechtstreeks in SAP werd ingeladen.” Door de sterk gegroeide hoeveelheid artikelen, diensten en internationale toeleveranciers, elk met eigen specifieke informatie, groeide het spreadsheet langzaam maar zeker uit zijn krachten. “Het blijven overzien van de in en outs ervan werd in de jaren steeds meer werk. Terwijl de vraag naar hoogwaardige data almaar groter werd. Om toekomstvast te zijn moest er ingegrepen worden. En dat zijn we gaan doen.”

De vraag naar hoogwaardige data werd almaar groter.

Frustraties  

Ter Haar en Jurriens hoefden nauwelijks moeite te doen om business en directie mee te krijgen. “Iedereen realiseerde zich dat het hele proces, de werkwijze en vastlegging van verantwoordelijkheden verbeterd moesten worden om klaar te zijn voor de toekomst”, stelt Ter Haar. Op de oude manier verzamelde iemand van een business unit alle denkbare data van een nieuw artikel, waarna het in een spreadsheet werd gezet. Bij geconstateerde fouten meldde IT dat bij de leverancier, die vervolgens zijn correcties per mail toestuurde. Als het een beetje tegenzat werd dit een ping-pong proces dat te lang kon duren. Frustraties en irritaties alom. “Omdat het lastig is om inzicht in 300+ waardes te behouden, was het risico op foute data altijd aanwezig”, aldus Ter Haar. Primair moest het nieuwe platform flexibel en eigentijds zijn, en goed inzicht geven met data van hoge kwaliteit.

Berg requirements  

Jurriens en Ter Haar beseften dat ze voor deze ambitieuze opgave specialisten aan boord moesten halen. Ze kwamen contact met Squadra, gespecialiseerde consultants in digitale transformatieprocessen, product information management en master data management . Jurriens: “Zij hielpen ons met het inventariseren van processen en het opstellen van requirements. Het high level requirement voor de tool was dat het voor de business eenvoudig moet zijn om masterdata aan te leggen en te onderhouden, op een manier die sneller is dan we nu doen, minder fouten bevat, en zorgt voor betere data aan het eind.” Om de requirements op tafel te krijgen werden in 2018 door het gehele bedrijf interviews gedaan, met alle afdelingen en de product-specifieke business units. Dat leverde een lijst aan wensen en eisen op. Deze requirements werden ingedeeld in de klassen ‘must-have’, ‘should-have’ en ‘could-have’, met als uitgangspunt dat het project gefaseerd ging worden uitgevoerd.

Correctie bij de bron  

De keuze viel op een tool van SRC System Integrators, bouwers van software voor de optimale dataflow van productinformatie. Een basisversie van die SaaS-tool was al in gebruik bij Dayes, maar alleen voor het aanleveren van basale data aan de datapool. “Maar de tool kan veel meer. En de contacten met de leverancier bevielen goed. Ook is de tool bij meer organisaties op deze manier in gebruik, zij het niet zo complex als bij ons”, zegt Jurriens. “We hebben bewust de insteek genomen om die tool te gaan gebruiken, tenzij.” De eerste versie was de automatisering van de spreadsheet. Na een mini-tussen release werd begin 2019 de eerste nieuwe release succesvol in gebruik genomen. Wat Ter Haar opvalt is dat, ondanks de inbouw van zo’n 275 verplichte validaties, er nog steeds mensen zijn die zoeken naar work-arounds. Ter Haar: “Het verschil is dat wij geen fouten meer corrigeren zoals voorheen. Niet goed, dan gaat het artikel terug naar de originele aanvrager. Correcte data bij de bron!” business is inmiddels gewend aan de snelheid van het systeem. Het aanmaken van een nieuw product heeft nu een doorlooptijd van drie dagen of als het echt moet (volgens dezelfde kwaliteitscriteria) 30 minuten, terwijl dat vroeger een proces van weken was. “En dat maakt veel goed”, constateert Jurriens.

Intensieve vernieuwing  

“Zowel Squadra als SRC hebben iets geleverd wat we hier intern niet alleen hadden gekund”, zegt Jurriens. “Neem alleen al de manier van het uitvragen en verwerken van de requirements. We hadden de vragen wel kunnen stellen, maar dat had niet geleid tot het juiste inzicht in alle processen. En SRC bouwt een tool, dat kunnen we sowieso niet zelf. De kracht zit denk ik ook in de combinatie van Squadra en SRC.” Ter Haar en Jurriens kijken terug op een zeer geslaagde operatie, die binnen budget en de tijdslijnen is gebleven. Ter Haar is stellig: hij zou een eventueel volgend project exact zo doen. Er zit maar één smetje op het project: bij de opstart zijn fouten gemaakt met het opladen van de initiële data. “Daar hebben we een week of twee last van gehad”, zegt Jurriens. “Dankzij de structuur van de tool hebben we het snel kunnen oplossen.” De bouw van het nieuwe masterdata-systeem is voor Dayes een intensieve vernieuwing geweest. “Dat heeft de business op dat moment niet beseft. De mensen die dagelijks in het proces werken, weten wat daarin allemaal veranderd is. Maar dat het onder water zoveel dingen echt heeft geraakt, dat hebben ze niet gemerkt”, besluit Jurriens.

Het was een intensieve vernieuwing. Dat heeft de business niet beseft.