Coordinator Backoffice

Squadra is een dienstverlenende en oplossingsgerichte organisatie die haar klanten helpt het verschil te maken in hun digitale transformatie. Hierin staat data driven value creation centraal. Onze professionals verlenen diensten vanuit verschillende Business Units die toonaangevend zijn binnen vaak specialistische domeinen met een specifieke propositie. Voor onze organisatie zijn we op zoek naar versterking in de vorm van een ondernemende backoffice medewerker (m/v, standplaats Utrecht, en Oss 16-24 u/wk)

De functie
Als Coordinator Backoffice / Backoffice lead heb je een centrale rol in het ondersteunen van het management team bij een breed pallet aan backoffice werkzaamheden. Met ownership voor de backoffice werk je zelfstandig en proactief als spin in het web tussen business unit, klant en medewerkers, waarbij je vooral zorgt dat vragen over administratieve en/of juridische aspecten accuraat opgepakt en uitgevoerd worden. Je streeft naar een continue verbetering van processen en kwaliteit van de backoffice dienstverlening en je draagt actief bij aan een verdere professionalisering van de gehele organisatie.

Behalve voor de administratie ben je ook inzetbaar voor facilitaire zaken, HR, Marketing, IT-infrastructuur en het office-management. Tevens zorg je voor een prettige ontvangst van bezoekers op ons kantoor en draag je zorg voor een nette georganiseerde omgeving op kantoor.

Je werkt onder aansturing van het management team mee aan de volgende gebieden en bijbehorende werkzaamheden:

• Verantwoordelijk voor de financiële administratie in Moneybird: aanmaken en versturen facturen, boeken van inkomende facturen, klaarzetten betaalbestanden etc.
• Verwerken loon- en pensioenmutaties
• Contractbeheer
  • Leveranciers
  • Leasemaatschappijen
  • Klanten
  • Pensioenen en verzekeringen
  • Associates
  • Huur van kantoren
• Opstellen management dashboards
• Ondersteuning van accountant bij het aanmaken van de jaarrekeningen
• Facilitaire zaken – aankoop van kantoorbenodigdheden en verbruiksgoederen voor onze kantoren
• HR – onboarding en administratie van nieuwe medewerkers en associates, inclusief opstellen (back-to-back) contracten.
• IT – toegang verlenen tot bedrijfsapplicaties en email, kantoornetwerk en licenties
• Groepsoverleg – Organisatie van het tweewekelijkse operationele overleg met de partners van alle BU’s , voorbereiden agenda, notuleren, actielijst beheer, etc.
• Contractenbeheer en verzekeringen – meehelpen opstellen- en administratie van (oprichtings)akten en het in overleg met de verantwoordelijke partner beoordelen van inkoopboeken/contract teksten van klanten en het (mede) formuleren van klantspecifieke contractteksten.

Functie-eisen

• Bij voorkeur een afgeronde opleiding en werkervaring op tenminste HBO-niveau
• Ervaring in een administratieve en/of commerciële binnendienstfunctie bij voorkeur in consultancy en/of IT diensten branche
• Kennis en inzicht in administratieve computersystemen. Kennis van (fiscale) wet- en regelgeving is een pré
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

Je bent:

• Gewend om correct en nauwkeurig te werken
• Een kei in het plannen & organiseren
• Een klantgerichte en pro-actieve teamplayer met humor
• De steun en toeverlaat van de Partners/Business Units

Aanstelling is bij voorkeur in deeltijd 24 uur per week met potentie tot doorgroei naar voltijds in 2 a 3 jaar. Standplaats Utrecht (2 dagen per week), 1 dag per week Oss (optioneel). Thuiswerken kan in overleg.